DECRETO Nº 23.619, DE 21 DE OUTUBRO DE 2024

(Publicação DOM 22/10/2024 p.01)

Dispõe sobre a competência da Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, vinculada à Secretaria de Governo.

CONSIDERANDO as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados estabelecidas pela Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais - LGPD;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 21.878, de 4 de janeiro de 2022, que regulamenta no âmbito do Poder Executivo do Município de Campinas a técnica e os requisitos para digitalização de documentos públicos municipais;
CONSIDERANDO a Lei nº 16.350, de 28 de dezembro de 2022, que institui, no Município de Campinas, a Política de Redução do Uso de Papel pela Administração Pública - Campinas Mais Verde, bem como o Decreto nº 22.845, de 23 de junho de 2023, que a regulamenta; e
CONSIDERANDO a necessidade de gerenciamento e redução de documentos físicos pela Administração Pública ao mínimo indispensável, sem prejuízo de direitos e garantindo a preservação do patrimônio arquivístico municipal, bem como a otimização de uso da documentação pública em ambiente digital;

DECRETA:

Art. 1º  É de competência da Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, vinculada à Secretaria de Governo, coordenar a gestão arquivística da documentação pública municipal em suportes físicos e digitais e autorizar a eliminação de documentos, na forma deste Decreto, bem como garantir a preservação dos documentos considerados de valor permanente produzidos e acumulados pela Administração direta e indireta do Poder Executivo Municipal de Campinas, em consonância com o art. 9º e art. 17 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.

Art. 2º  Ficam criadas as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais junto às Secretarias Municipais e entidades da Administração indireta, com o objetivo de auxiliar a gestão arquivística de documentos e o seu âmbito de atuação na Administração Municipal.

Art. 3º  A eliminação oficial de documentos pelas Secretarias Municipais, Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações, encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, deve ocorrer obedecendo às seguintes condições:
I - edição de decreto no caso das Secretarias Municipais ou instrumento normativo própriodas Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações, estabelecendo suas respectivas Tabelas de Temporalidade de Documentos, nas quais constarão os tipos documentais passíveis de eliminação e as condições e prazos para tal, bem como os tipos documentais de valor permanente a serem conservados;
II - a aplicação das Tabelas de Temporalidade pelas respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, definindo lotes de documentos a serem eliminados, formalizada por meio de procedimento administrativo próprio;
III - a homologação dos lotes de eliminação pela Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal;
IV - publicação de Edital de Ciência de Eliminação de documentos no Diário Oficial do Município, com 30 (trinta) dias de antecedência da destruição dos documentos.

Art. 4º  São considerados como documentação pública em ambiente digital as bases de dados e documentos textuais gerados em sistemas informatizados, assim como cópias digitalizadas de documentos, imagens, áudios e vídeos inseridos nesses sistemas, utilizados para fundamentar, formalizar e comunicar decisões de agentes públicos do Município, bem como para disponibilizar acesso à informação nos termos da legislação e das normas vigentes.
§ 1º  A documentação pública em ambiente digital também será objeto de gestão arquivística nos termos do art. 3º, adaptando-a às especificidades das tecnologias de informação e comunicação - TIC.
§ 2º  As ações de gestão arquivística de documentos em ambiente digital deverão ser autorizadas pelo Departamento de Informatização da Prefeitura e contar com o apoio técnico desse órgão.

Art. 5º  Cabe à Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal:
I - orientar tecnicamente as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos no processo de elaboração e revisão das Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como validá-las após aprovação pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, para posterior oficialização por meio de decreto municipal;
II - homologar as propostas para eliminação de lotes de documentos encaminhadas pelas comissões para publicação de Edital de Ciência de Eliminação.
§ 1º  A Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal poderá proceder à eliminação de lotes de documentos sob guarda do Arquivo Municipal cujas tipologias não constem de Tabelas de Temporalidade de Documentos oficiais, desde que tenham data de produção de pelo menos 20 (vinte) anos e que não tenham sido oficialmente consultados nos últimos 10 (dez) anos da data da eliminação;
§ 2º  A Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal deverá elaborar parecer oficial ao Secretário de Governo justificando a decisão de eliminação nos casos previstos no parágrafo anterior deste artigo e fazer publicar o respectivo Edital de Ciência de Eliminação.

Art. 6º  Compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais:
I - elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade relacionada aos tipos documentais produzidos e acumulados pela respectiva Secretaria Municipal, Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação, encaminhando-a para apreciação e aprovação da Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal;
II - propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;
III - elaborar ou deferir as propostas de eliminações de lotes de documentos correspondentes à sua área, conforme definida na Tabela de Temporalidade de Documentos de seu âmbito de atuação, encaminhando para homologação da Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal;
IV - acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação;
V - solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou de seu volume;

Art. 7º  As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser compostas por número ímpar, com pelo menos 03 (três) membros, designados pelo titular de cada Pasta, ou pelo Presidente da Sociedade de Economia Mista, da Empresa Pública, da Autarquia ou da Fundação Municipal, conforme o caso.
§ 1º  Os servidores designados para comporem as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser funcionários de carreira, com conhecimento da estrutura organizacional, das funções exercidas, da produção e tramitação de documentos nas respectivas áreas de atuação, ou seus representantes oficialmente indicados.
§ 2º  Deverá ser nomeado para compor cada uma das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais o servidor responsável pela área de Expediente da respectiva Secretaria Municipal, Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação.
§ 3º  Os membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão escolher, dentre os seus componentes, o responsável pela coordenação dos trabalhos.

Art. 8º  Os editais de eliminação publicados por uma Secretaria Municipal poderão ser aplicados por todas as Secretarias Municipais e entidades da Administração indireta, a documentos sob sua guarda que constem do referido edital, sob orientação da Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal.

Art. 9º  Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, definidos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como todos aqueles produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração pública municipal até o ano de 1950, independentemente de definição em tabelas de temporalidade.
§ 1º  Os documentos aos quais for atribuído o valor permanente por meio da aplicação dos decretos de Tabelas de Temporalidade de Documentos, e nos termos deste Decreto, deverão ser objeto de proteção especial pelo Poder Público municipal, estejam custodiados no Arquivo Municipal ou nos centros de documentação e memória, museus e bibliotecas municipais, ou ainda sob uso administrativo das Secretarias Municipais, Sociedade de Economia Mistas, Empresa Públicas, Autarquias ou Fundações.
§ 2º  Os documentos de valor permanente com data inicial de 70 (setenta) anos atrás ou mais, recolhidos no Arquivo Municipal de Campinas, não poderão ser objeto de desarquivamento ou empréstimo por nenhum órgão da Administração Municipal, tendo em vista a proteção da sua integridade, e o acesso a tais documentos será feito por meio de consulta presencial ou digitalização.

Art. 10.  Fica sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 11.  Ficam revogados:
I - o Decreto nº 15.425, de 24 de março de 2006;
II - o Decreto nº 15.874, de 22 de junho de 2007;
III - o Decreto nº 16.400, de 24 de setembro de 2008;
IV - o Decreto nº 16.399, de 24 de setembro de 2008;
V - a Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007; e
VI - a Ordem de Serviço nº 638, de 24 de setembro de 2008.

Art. 12.  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Campinas, 21 de outubro de 2024

DÁRIO SAADI
Prefeito Municipal

PETER PANUTTO
Secretário Municipal de Justiça

MICHEL ABRAO FERREIRA
Secretário Municipal de Governo

Redigido em conformidade com os elementos do processo SEI PMC.2024.00089607-15.

ADERVAL FERNANDES JUNIOR
Secretário Municipal Chefe de Gabinete do Prefeito