Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.

DECRETO Nº 15.874 DE 22 DE JUNHO DE 2007

(Publicação DOM 23/06/2007 p.02)

Dispõe sobre o Regimento Interno da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos - CCADD, no âmbito da Administração Pública Municipal de Campinas.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais,

DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovado o Regimento Interno da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos ( CCADD ), nos termos do Anexo I que integra este Decreto.

Art. 2º  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Campinas, 22 de junho de 2007.

DR. HÉLIO DE OLIVEIRA SANTOS
Prefeito Municipal

CARLOS HENRIQUE PINTO
Secretário de Assuntos Jurídicos

SAULO PAULINO LONEL
Secretário de Administração

Redigido na Coordenadoria Setorial Técnico-Legislativa, de acordo com os elementos constantes do protocolado nº 07/10/12.141, em nome de Secretaria Municipal de Administração, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.

DRA. ROSELY NASSIM JORGE SANTOS
Secretária-Chefe de Gabinete

MATHEUS MITRAUD JÚNIOR
Coordenador Setorial Técnico-Legislativo

ANEXO I
REGIMENTO INTERNO

COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS CCADD

CAPÍTULO I
DAS ATRIBUIÇÕES E COMPOSIÇÃO

Art. 1º  A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, criada pelo Decreto nº 15.425, de 24 de março de 2006, é um órgão colegiado multidisciplinar, vinculado à Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, que tem por finalidade elaborar e aplicar as normas de avaliação e destinação de documentos da Administração Municipal de Campinas.

Art. 2º  A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais (CCADD) tem as seguintes atribuições:
I - executar as diretrizes emanadas da Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais;
II - coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais, respeitada a legislação específica de cada Órgão;
II - coordenar, orientar e fiscalizar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais, respeitada a legislação específica de cada Órgão; (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
III - homologar as decisões das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais para as eliminações de documentos ou recolhimento permanente ao Arquivo Municipal, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade do Município;
III - homologar as propostas de eliminação de documentos das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais; (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
IV - aprovar as amostragens e a seleção de documentos previamente destinados à eliminação;
V - dirimir dúvidas relativamente à destinação final dos documentos municipais;
VI - avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais;
VII - reunir as propostas das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais em um único Quadro de Classificação Funcional de Documentos e respectivas Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se também de sua atualização;
VIII - supervisionar as atividades de avaliação, transferências e recolhimento de documentos, de acordo com a Tabela de Temporalidade de documentos do Município.
VIII - fiscalizar as atividades de avaliação e eliminação de documentos na Administração Pública Municipal em todas as sua áreas, bem como as transferências de documentos ao Arquivo Municipal. (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)

Art. 3º - A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais é constituída por sete membros, da seguinte forma:
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Chefe do Setor do Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal;
III - o Chefe do Setor de Pesquisa e Divulgação do Arquivo Municipal;
IV - um servidor da Secretaria Municipal de Finanças;
V - um servidor da Secretaria Municipal de Recursos Humanos;
VI - um procurador municipal da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos;
VII - um representante de empresa pública ou autarquia Municipal;
VIII - um servidor da Prefeitura Municipal de Campinas da carreira de historiador.
Art. 3º A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais é constituída por oito membros titulares e cinco suplentes, da seguinte forma: (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Chefe do Setor do Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal;
III - o Chefe do Setor de Pesquisa e Divulgação do Arquivo Municipal;
IV - 01 (um) servidor da Secretaria Municipal de Finanças e 01 (um) suplente;
V - 01 (um) servidor da Secretaria Municipal de Recursos Humanos e 01 (um) suplente;
VI - 01 (um) procurador municipal da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos e 01 (um) suplente;
VII - 01 (um) representante de empresa pública ou autarquia Municipal e 01 (um) suplente;
VIII - 01 (um) servidor da Prefeitura Municipal de Campinas da carreira de historiador e 01 (um) suplente.
§ 1º O Presidente da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será o Coordenador do Arquivo Municipal de Campinas. (acrescido pelo Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
§ 2º Os membros suplentes terão direito à voz nas reuniões da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, e direito à voz e a voto em caso de ausência do respectivo titular. (acrescido pelo Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)

Art. 4º  O período do mandato dos membros indicados da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será de 02 (dois) anos, com exceção dos servidores que ocupam a coordenação e chefias de setores do Arquivo Municipal, que terão assento enquanto exercerem tais funções.
Art. 4º  O período do mandato dos membros nomeados titulares e suplentes da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será de 02 (dois) anos, com exceção dos servidores que ocupam a coordenação e chefias de Setor do Arquivo Municipal que terão assento enquanto exercerem os respectivos cargos.  (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)

Art. 5º  O Presidente da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será o Coordenador do Arquivo Municipal de Campinas.

Art. 6º  Ao Presidente da CCADD incumbe especificamente:
I - convocar, estabelecer a ordem do dia e presidir as reuniões da CCADD;
II - submeter à votação as matérias a serem decididas nas reuniões da CCADD, intervindo na ordem dos trabalhos ou suspendendo-os sempre que necessário;
III - receber os expedientes dirigidos à CCADD, encaminhando às reuniões aqueles pendentes de deliberação;
IV - assinar as resoluções da CCADD e os atos relativos ao seu cumprimento;
V - encaminhar ao Secretário Municipal de Administração informações sobre matéria da competência da CCADD e comunicações oficiais;
VI - zelar pelo cumprimento integral das competências atribuídas à CCADD, cumprindo e fazendo cumprir as resoluções dela emanadas;
VII - expedir atos administrativos e normativos internos;
VIII - decidir ad referendum da CCADD sobre Propostas de Eliminação de documentos, conforme art. 21 deste regimento;
VIII - decidir ad referendum da CCADD sobre as Propostas de Eliminação de documentos, conforme art. 24 deste regimento; (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
IX - providenciar as comunicações necessárias;
X - criar, em caso de urgência, grupos de trabalho, ad referendum da Comissão;
XI - representar a CCADD nos atos que se fizerem necessários.

CAPÍTULO II
DAS SESSÕES

Art. 7º  As reuniões ordinárias da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais realizar-se-ão mensalmente.

Art. 8º  As reuniões extraordinárias serão convocadas pelo Presidente sempre que necessárias, com 3 (três) dias de antecedência, no mínimo.
Parágrafo único.  A convocação para reunião extraordinária poderá ser feita, justificadamente, por 3 (três) membros da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais.

Art. 9º  As sessões serão instaladas com a presença mínima de metade mais um de seus membros, ou seja, 5 (cinco) membros.
Parágrafo único.  Não havendo quórum para instalação de sessão, nova sessão será realizada no 7º (sétimo) dia subsequente à data da primeira convocação ou, quando não for possível, no primeiro dia útil seguinte.

Art. 10.  As sessões serão presididas pelo Presidente da Comissão e, na sua ausência, por membro nomeado por eleição dos presentes à reunião.
Parágrafo único.  Serão lavradas atas das sessões sob responsabilidade da Presidência.

Art. 11.  O membro com mandato fixo da CCADD que se ausentar por 3 (três) sessões ordinárias consecutivas, sem justificativa aceita, pelo menos, por 5 (cinco) de seus integrantes, será destituído da Comissão.

Art. 12.  As sessões ordinárias serão divididas em duas partes: expediente e ordem do dia.

CAPÍTULO III
DO EXPEDIENTE

Art. 13.  Constarão do expediente os seguintes itens:
I - discussão e aprovação da ata da sessão anterior;
II - comunicação e justificação de ausência de membros;
III - votos e moções;
IV - leitura abreviada de documentos para ciência da Comissão e ulteriores providências;
V - informes dos membros;
VI comunicação das Propostas de Eliminação de documentos recebidas no período imediatamente posterior à última sessão ordinária ou extraordinária da Comissão.

CAPÍTULO IV
DA ORDEM DO DIA

Art. 14.  Findo o expediente, o Presidente dará início à discussão e votação da ordem do dia, organizada pela Presidência, que dela dará conhecimento por escrito aos membros da CCADD, antes do início da sessão.
Parágrafo único.  A matéria constante da pauta da ordem do dia obedecerá a seguinte ordem:
I - matéria em regime de urgência;
II - votações e discussões adiadas;
III - demais matérias, por ordem cronológica.

Art. 15.  O deferimento dos pedidos de urgência ou de preferência dependerá da aprovação do plenário.

Art. 16.  A ordem do dia poderá ser suspensa ou alterada mediante aprovação do plenário, nos casos de:
I - inclusão de matéria relevante;
II - inversão preferencial;
III - adiamento;
IV - retirada de pauta.

Art. 17.  O adiamento da discussão ou votação de Proposta de Eliminação de documento será requerido mediante justificativa por escrito, não podendo exceder a duas sessões ordinárias, e o adiamento de votação de quaisquer outras matérias será feito verbalmente.
§ 1º O adiamento de votação só poderá ser requerido antes de iniciado o processo de votação.
§ 2º É vedado em qualquer circunstância o segundo adiamento de discussão ou votação de Proposta de Eliminação de documentos, sendo vedado, também, o segundo adiamento de discussão e votação das demais matérias, a requerimento do mesmo membro.

CAPÍTULO V
DA TRAMITAÇÃO DE PROPOSTAS DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 18.  A Proposta de Eliminação de documentos deverá ser devidamente protocolada e encaminhada ao Presidente da CCADD e oficialmente recebida por este.
§ 1º A Proposta de Eliminação de documentos que não obedecer às normas técnicas estabelecidas não será recebida oficialmente, sendo devolvida ao remetente para correções ou acréscimos de informações necessárias, podendo então ser reencaminhada ao Presidente da CCADD.
§ 2º A tramitação de Proposta de Eliminação poderá ser suspensa em caso de não correspondência das informações nela contidas com os conjuntos de documentos por ela descritos, ou caso a organização física dos documentos não obedeça às normas técnicas estabelecidas.
§ 3º Caso seja suspensa a tramitação da Proposta de Eliminação de documentos, o prazo para inserção na ordem do dia e início de discussão, disposto nos artigos 23 e 24 deste Regimento, terá início na data de recebimento oficial após a regularização da proposta em questão.

Art. 19.  Deverá ser apresentado parecer por escrito pelo Presidente da Comissão sobre cada uma das propostas de eliminações, precedendo a abertura de discussão de cada uma delas.
§ 1º O Presidente poderá solicitar a colaboração de membros da Comissão para elaboração de parecer sobre Proposta de Eliminação de documentos quando julgar necessário.
§ 2º É facultado a qualquer membro da CCADD responsabilizar-se pela elaboração e apresentação de parecer sobre Proposta de Eliminação de documentos.

Art. 20.  Em caso de não aprovação integral ou parcial da Proposta de Eliminação, deverá constar da resolução escrita uma justificativa técnica circunstanciada, seja do ponto de vista legal, administrativo, histórico, científico ou cultural da decisão, bem como uma decisão sobre o prazo de guarda dos documentos em questão, a ser comunicado oficialmente ao proponente.

CAPÍTULO VI
DA DELIBERAÇÃO

Art. 21.  Os processos de votação são os seguintes:
I - simbólico, em que o Presidente solicitará que os membros da CCADD a favor permaneçam como estão e os discordantes se manifestem e, em seguida, proclamará o resultado da votação;
II - nominal, em que os membros da CCADD serão chamados a votar, pelo Presidente, anotando o Secretário as respostas e passando a lista à Presidência, para proclamação do resultado.

Art. 22.  As deliberações sobre normas de avaliação e destinação de documentos que visarem a elaboração direta de atos oficiais, bem como as deliberações sobre Propostas de Eliminação de documentos, serão tomadas em votação nominal por maioria dos membros da CCADD, ou seja, com o mínimo de 5 (cinco) votos favoráveis.

Art. 23.  A Proposta de Eliminação de documentos recebida pelo Presidente da Comissão, e que não tiver a tramitação suspensa pelos motivos expostos no art. 18 deste Regimento, ou por outros motivos pertinentes, deverá constar da ordem do dia de sessão ordinária ou extraordinária, e entrar em discussão no prazo máximo de 30 (trinta) dias decorridos de seu recebimento oficial pelo Presidente da CCADD.

Art. 24.  A Proposta de Eliminação de documentos em tramitação que constar na ordem do dia e não entrar em discussão no prazo de 30 (trinta) dias decorridos de seu recebimento oficial, poderá ser objeto de decisão ad referendum pelo Presidente da CCADD.
Parágrafo único . As decisões ad referendum do Presidente da CCADD serão restritas aos casos das Propostas de Eliminação de séries documentais que constem de Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal.
Art. 24. Todas as Propostas de Eliminação de uma mesma série documental encaminhadas subsequentemente à respectiva primeira Proposta de Eliminação dessa série documental, que tenha sido aprovada por votação na CCADD sem qualquer tipo de ressalva formalizada em Ata, poderão ser homologadas ad referendum pelo Presidente da CCADD, assim que recebidas. (nova redação de acordo com o Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
§ 1º O Presidente da CCADD deverá apresentar nas sessões da Comissão informe por escrito, que deverá constar em Ata, das aprovações de Propostas de Eliminação feitas ad referendum. (acrescido pelo Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)
§ 2º As decisões ad referendum do Presidente da CCADD serão restritas aos casos das Propostas de Eliminação de séries documentais que constem de Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal. (acrescido pelo Decreto nº 16.400, de 24/09/2008)

CAPÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25.  A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.

Art. 26.  As decisões sobre interpretação do presente Regimento, bem como sobre casos omissos, serão registradas em ata, passando a constituir precedentes que deverão ser observados.

Art. 27.  O Regimento Interno poderá ser alterado mediante a aprovação por, pelo menos, 5 (cinco) dos membros da CCADD, em sessão previamente designada, com pauta definida em reunião anterior.