ORDEM DE SERVIÇO Nº 627 DE 11 DE MAIO DE 2007

(Publicação DOM 12/05/2007 p. 04)

Ver Decreto nº 16.993 , de 11/02/2010

Estabelece procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas, em cumprimento ao disposto no parágrafo único do artigo 13 do Decreto nº 15.425, de 24/03/2006.

O Prefeito Municipal no uso de suas atribuições e

CONSIDERANDO a importância da definição de normas que assegurem a preservação dos documentos produzidos pela Administração Pública Municipal, em particular dos documentos do Poder Executivo Municipal, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no Arquivo Municipal, nos Arquivos das Secretarias Municipais e nos Órgãos da Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica;
CONSIDERANDO que a eliminação de documentos será normalizada no Poder Executivo Municipal por meio de tabela de temporalidade a ser oficializada em várias etapas;
CONSIDERANDO que há a necessidade de orientar os órgãos do Poder Executivo Municipal em relação à eliminação premente de documentos públicos, exigindo a solução de questões técnicas, administrativas e legais de modo diferenciado nas áreas distintas da Administração Municipal;
CONSIDERANDO que a autorização para a eliminação de documentos públicos no âmbito municipal, de acordo com o Decreto Municipal nº 15.425, de 24/03/2006, é de competência conjunta da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais e da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, sem prejuízo do disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/1991;
CONSIDERANDO as recomendações da Resolução n.º 5 de 30/09/1996 e da Resolução n.º 7 de 20/05/1997 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, referentes à eliminação de documentos públicos;

RESOLVE editar a seguinte ORDEM DE SERVIÇO:

Art. 1º  Os documentos públicos municipais são aqueles registrados no Protocolo Geral da Prefeitura, além dos demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no desempenho de suas atribuições e que possuem valor probatório, administrativo, informativo e cultural, mesmo que não façam parte ou não constituam protocolados;

Art. 2º  Fica proibida a eliminação dos documentos públicos de valor permanente, assim considerados todos aqueles produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal de Campinas até o ano de 1940, nos termos do Art. 11 do Decreto Municipal 15.425/2006, assim considerados também os documentos produzidos a partir do ano de 1941, aos quais tenha sido atribuído valor permanente em Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal.

Art. 3º  Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse público e social, nos termos do artigo 25 da Lei Federal nº 8.159/1991.

Art. 4º  Os documentos públicos produzidos, recebidos ou acumulados posteriormente ao ano de 1940 pela Prefeitura Municipal de Campinas serão submetidos ao processo de avaliação para destinação final, ou seja, guarda permanente ou eliminação, obedecendo aos procedimentos e normas estabelecidos nesta Ordem de Serviço e no Decreto Municipal 15.425/2006.

Art. 5º  Fica proibida a eliminação de quaisquer documentos públicos pelas Secretarias Municipais, Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações, encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, sem a aprovação das respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais e da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais CCADD, nos termos do artigo 10 do Decreto Municipal 15.425/2006.

Art. 6º  As Propostas de Eliminação de documentos públicos municipais de que trata o artigo 13 do Decreto Municipal nº 15.425/2006 serão elaboradas e submetidas à aprovação formal da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais a pedido de qualquer órgão ou autoridade do âmbito de atuação da respectiva Comissão Setorial das secretarias ou órgãos da administração indireta, ou por proposta de um dos membros da Comissão.

Art. 7º  As Propostas de Eliminação de documentos serão elaboradas obedecendo as séries documentais inventariadas em tabela de temporalidade oficial, com os seus respectivos prazos de eliminação definidos.
Parágrafo único.  A formalização técnica de Proposta de Eliminação ficará a cargo da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais com base em listagens de documentos destinados à eliminação, devidamente assinadas e datadas, pelo responsável pela sua elaboração e conferência, obedecendo normas estabelecidas pelo Arquivo Municipal.

Art. 8º  Após aprovação na respectiva Comissão Setorial, a Proposta de Eliminação deverá ser protocolada e enviada ao Secretário Municipal no caso de órgão da Administração Direta ou ao Presidente da sociedade, autarquia ou fundação, no caso da Administração Indireta, a quem caberá encaminhá-la à Secretaria Municipal de Administração para recebimento formal pela CCADD.

Art. 9º  Deverá constar obrigatoriamente da Proposta de Eliminação para recebimento formal pelo Presidente da CCADD:
I - Listagens de documentos para eliminação;
II - Relação de Eliminação de Documentos (Anexo I) com a finalidade de resumir as informações sobre as listagens de documentos para eliminação e acrescentar outras informações necessárias;
III -  Ata de aprovação da Relação de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Anexo II);
VI - Ofício do Secretário Municipal ou Presidente de órgão da Administração Indireta de encaminhamento da Proposta de Eliminação à CCADD (Anexo III).
§ 1º  As Propostas de Eliminação de documentos que não obedecerem às normas técnicas ou modelos de preenchimento estabelecidas nesta Ordem de Serviço não serão recebidas oficialmente, sendo devolvidas aos remetentes para correções ou acréscimos de informações necessárias, após as quais poderão ser reencaminhadas à CCADD.
§ 2º  A tramitação na CCADD de Proposta de Eliminação poderá ser suspensa se forem constatadas informações incorretas ou se a organização física dos documentos destinados à destruição não obedecer às normas técnicas estabelecidas, impossibilitando a conferência física dos mesmos.

Art. 10.  A CCADD terá um prazo máximo de 30 (trinta) dias para fazer constar da ordem do dia de sessão ordinária ou extraordinária, e abrir discussão sobre a Proposta de Eliminação de documentos a ela dirigida para homologação, a partir do recebimento oficial da Proposta pelo seu Presidente.

Art. 11.  Após o prazo de 30 (trinta) dias do recebimento oficial da Proposta de Eliminação de documentos pelo Presidente da CCADD, este poderá deliberar ad referendum a Proposta de Eliminação de documentos que tenha constado da ordem do dia de sessão ordinária ou extraordinária e sobre a qual não tenha sido aberta a discussão.
Parágrafo único - As decisões ad referendum do Presidente da CCADD serão restritas aos casos das Propostas de Eliminação de séries documentais que constem de Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal.
Art. 11.  Todas as Propostas de Eliminação de uma mesma série documental encaminhadas subsequentemente à respectiva primeira Proposta de Eliminação dessa série documental, que tenha sido aprovada por votação na CCADD sem qualquer tipo de ressalva formalizada em Ata, poderão ser homologadas ad referendum pelo Presidente da CCADD, assim que recebidas. (nova redação de acordo com a Ordem de Serviço nº 638 , de 14/09/2008)
§ 1º  O Presidente da CCADD deverá apresentar, nas sessões da Comissão, informe por escrito, que deverá constar em Ata, das aprovações de Propostas de Eliminação feitas ad referendum. (acrescido pela Ordem de Serviço nº 638 , de 14/09/2008)
§ 2º  As decisões ad referendum do Presidente da CCADD serão restritas aos casos das Propostas de Eliminação de séries documentais que constem de Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal. (acrescido pela Ordem de Serviço nº 638 , de 14/09/2008)

Art. 12.  Após a aprovação da Proposta de Eliminação de documentos pela CCADD caberá à Secretaria Municipal ou órgão da Administração Indireta a publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexos IV e V) no Diário oficial do Município.

Art. 13.  As eliminações dos documentos terão início no prazo de 30 (trinta) dias a partir da publicação do respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, período no qual os interessados poderão requerer às suas expensas, o desentranhamento de documentos, cópias de peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao Prefeito Municipal no caso da Administração Direta, ou Presidente de Sociedade, autarquia ou fundação, no caso da Administração Indireta.

Art. 14.  Caberá aos representantes das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais designados, lavrar o respectivo Termo de Eliminação (Anexo VI), juntamente com a Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, com o objetivo de registrar as informações relativas ao ato de eliminação;

Art. 15.  As eliminações de documentos serão realizadas sob supervisão direta do Arquivo Municipal, ao qual caberá assessorar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais em todas as etapas de eliminação de documentos, dando-lhes suporte técnico e prestando os necessários esclarecimentos.

Art. 16.  As eliminações de documentos públicos municipais serão efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, e deverão ser presenciadas oficialmente por um representante da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais que as aprovou, e um representante do Arquivo Municipal.

Art. 17.  A CCADD, com base nas informações atualizadas fornecidas pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos acerca dos processos judiciais e administrativos pendentes, incluindo os do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, poderá suspender prazos de eliminação de documentos.

Art. 18.  A critério da CCADD será retirada uma amostragem para guarda permanente pelo Arquivo Municipal das séries documentais a serem eliminadas.

Art. 19.  Algumas séries documentais ou documentos que não possuam valor comprobatório ou informativo, a critério da CCADD, tais como Guias de Remessa e exemplares de Diário oficial, por exemplo, poderão seguir procedimento de eliminação diverso do descrito nesta Ordem de Serviço.

Art. 20.  As Propostas de Eliminação ficarão sob guarda definitiva do Arquivo Municipal e serão consideradas para todos os efeitos como os registros oficiais das eliminações de documentos.
§ 1º  Constarão como partes integrantes das Propostas de Eliminação encerradas, além dos itens relacionados no Art. 9º desta Ordem de Serviço, as respectivas Atas de Aprovação da CCADD, cópia do Edital de Ciência e o Termo de Eliminação, além de outros documentos que se fizerem necessários.
§ 2º  Caso um órgão da Administração Indireta queira manter a guarda dos registros originais das Propostas de Eliminação poderão encaminhar para o Arquivo Municipal sua cópia autêntica de inteiro teor.
§ 3º  Deve constar para consulta no Sistema Informatizado de Protocolos da Prefeitura de Campinas as informações relativas aos atos oficiais de eliminação de documentos protocolados.

Art. 21.  São partes integrantes da presente Ordem de Serviço os seguintes Anexos:

Anexo I - MODELO DE RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Anexo II - MODELO DE ATA DE REUNIÃO DELIBERATIVA DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Anexo III - MODELO DE OFÍCIO DE SECRETÁRIO MUNICIPAL/PRESIDENTE DO ÓRGÃO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA, À COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, SOLICITANDO AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAR DOCUMENTOS
Anexo IV - MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (para Administração Direta)
Anexo V - MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (para Administração Indireta)
Anexo VI - MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PUBLIQUE-SE. CUMPRA-SE.

Campinas, 11 de maio de 2007.

DR. HÉLIO DE OLIVEIRA SANTOS
Prefeito Municipal

ANEXO I
MODELO DE RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPINAS

COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA (Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)

(1ª série documental)
Órgão produtor/acumulador:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (caixas e metros-lineares)
Observações complementares:

(2ª série documental)
Órgão produtor/acumulador:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (caixas e metros-lineares)
Observações complementares:
....................
....................

TOTAL DE DOCUMENTOS DE SÉRIES DOCUMENTAIS CONSTANTES DESTA RELAÇÃO DESTINADOS À ELIMINAÇÃO:

Total de caixas:
Total de metros-lineares:
Observações complementares:
Local e Data:
Responsável:

ANEXO II
MODELO DE ATA DE REUNIÃO DELIBERATIVA DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

(Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)

COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

ATA DE REUNIÃO n.º _ _ /_ _

Aos _ _ _ _ dias do mês de _ _ _ _ do ano de _ _ _ _, no (local), às _ _ horas, reuniram-se os membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da (Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista). O Coordenador da Comissão apresentou para análise a Relação de Eliminação de Documentos n.º _ _ /_ _ , acompanhada da(s) respectiva(s) Listagem(s) dos documentos a serem eliminados que, juntamente com esta Ata, rubricada por todos os presentes, serão autuadas como partes integrantes da PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS protocolada. Os membros da Comissão manifestaram-se individualmente favoráveis à eliminação, atestando que as referidas séries não apresentam mais nenhum valor que justifique a sua guarda.

(Registre-se todas as manifestações dos presentes).

A seguir, o Coordenador informou que a referida PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO, se aprovada pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, deverá ser protocolada e enviada ao Secretário Municipal/Presidente e por ele encaminhada à Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos, de acordo com o inciso III do art. 4º o Decreto Municipal n.º 15.425/06. O Coordenador informou, ainda, que após a aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos, deverá ser publicado o respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário oficial do Município. Nada mais havendo a decidir, o Coordenador declarou encerrada a reunião, cuja ata vai por todos os presentes assinada.

(Nomes e assinaturas de todos os membros da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo)

ANEXO III
MODELO DE OFÍCIO DE SECRETÁRIO MUNICIPAL / PRESIDENTE DE ÓRGÃO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA, À COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, SOLICITANDO AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAR DOCUMENTOS

Encaminho a PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS, da (Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/ Sociedade de Economia Mista) constante deste protocolado nº_ _ _ _ à Comissão Central de Avaliação de Documentos devidamente aprovada pela Comissão Setorial de Avaliação Documentos, instituída pela Resolução/Portaria n.º _ _ _ , de _ _ _ /_ _ _/_ _ _, publicada no Diário oficial do Município em _ _ _ /_ _ _ /_ _ _.

Em atendimento à determinação do Decreto 15.425/2006 , solicito autorização para a eliminação dos documentos descritos nesta PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS, precedida de publicação no Diário oficial do Município do Edital de Ciência de Eliminação.

Atenciosamente,

ANEXO IV
MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (PARA ADMINISTRAÇÃO DIRETA)

A (Secretaria Municipal) em conformidade com a Tabela de Temporalidade e a PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS aprovada em sessão do dia _ _ /_ _/ _ _, pela Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, instituída pela Decreto Municipal n.º 15.425 de 24/03/06 e nomeada por Portaria Municipal, publicada no Diário oficial Município de _ _/_ _ /_ _, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º (trigésimo) dia subsequente à data de publicação deste Edital, a (Secretaria Municipal) eliminará os documentos abaixo relacionados.

Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos, cópias de peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao Prefeito Municipal.

Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
..............................
Observações complementares:
Total de caixas
Total de metros lineares

ANEXO V
MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (PARA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA)

A (Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista) em conformidade com a Tabela de Temporalidade e PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS aprovada em sessão do dia _ _/_ _/_ _ , pela Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, instituída pela Decreto Municipal n.º 15.425 de 24/03/06 e nomeada por Portaria Municipal, publicada no Diário oficial Município de _ _/_ _ /_ _, faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subsequente à data de publicação deste Edital, o (Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista) eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos, cópias de peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao Presidente da (Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista).

Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou metros lineares):
..............................
Observações complementares:
Total de caixas
Total de metros lineares

ANEXO VI
MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA (Secretaria/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)

TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS n.º _ _/_ _

Aos _ _ _ dias do mês de _ _ _ do ano de _ _ _ , a (Secretaria Municipal/Autarquia/ Fundação/Sociedade de Economia Mista), em conformidade com os prazos definidos na tabela de temporalidade e PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO nº _ _/_ _ , protocolado nº _ _ _ /_ _ _, procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados:

Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas e metros lineares):
Observações complementares:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas e metros lineares):
Observações complementares:
(Nome e assinatura do representante da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e do Arquivo Municipal que presenciaram a eliminação dos documentos)