PORTARIA 144 DE 15 DE ABRIL DE 2010

(Publicação DOM 28/04/2010: p.18)

Revogada pela Portaria nº 190, de 21/10/2011 - SANASA

Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades da empresa.  

LAURO PÉRICLES GONÇALVES, Diretor Presidente da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, e
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação sob custódia do Arquivo Geral da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório da Empresa e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental por ela produzido;
CONSIDERANDO , ainda, o disposto no Decreto Municipal nº 15.425 , de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº. 15.874 , de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº. 627 , de 11 de maio de 2007;
CONSIDERANDO , ainda que, a Tabela de Temporalidade de Documentos foi aprovada em reunião realizada no dia 13/3/2010, com a presença dos Senhores membros da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais e da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da SANASA - Campinas;   

RESOLVE:   

Art. 1º  Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A como instrumento normativo para gestão dos documentos produzidos e acumulados pela empresa.   

Art. 2º  Para efeito desta Portaria são definidos os seguintes termos:
I - Prazos de guarda - prazos de arquivamento dos documentos em diversos órgãos, após encerrado o seu uso administrativo;
II - Destinação - definição sobre o destino físico dos documentos, seja a eliminação, ou a sua preservação permanente no Arquivo Geral da empresa;
III - Eliminação - destruição dos documentos, mediante fragmentação, depois de aplicados os procedimentos definidos nas normas municipais e da empresa;
IV - Preservação permanente - custódia definitiva de documentos de valor informativo, probatório ou histórico, sob responsabilidade direta do Arquivo Geral da empresa;
V - Órgão produtor - setor que deu origem ao documento ou ao qual compete a instrução ou decisão sobre a atividade relacionada ao documento.   

Art. 3º  Os documentos destinados à eliminação, que constituam prova de processos judiciais ou de pendências de aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, ou casos semelhantes, terão suspensas as suas contagens de prazos de destinação até a resolução definitiva dos respectivos processos ou pendências.
Parágrafo único. A destruição dos documentos destinados à eliminação, referidos no caput desse artigo, após a resolução definitiva dos processos ou pendências a que estão relacionados, será realizada de acordo com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de Documentos, constante desta portaria, obedecendo aos procedimentos estabelecidos pelo Decreto Municipal nº. 15.425 /06 e Ordem de Serviço nº. 627 /07 e mediante autorização da Procuradoria Jurídica da empresa.   

Art. 4º  São partes integrantes desta Portaria:
I - Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas;
II - Anexo II - Complemento Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas.   

Art. 5º  Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.   

Art. 6º  Ficam revogadas as disposições em contrário.   

Campinas, 19 de Abril de 2010   

LAURO PÉRICLES GONÇALVES
Diretor Presidente da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas   

ANEXO II - DEFINIÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DA SOCIEDADE DE ABASTECIMENTO DE ÀGUA E SANEAMENTO S/A
GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE   

1- Processo de Retificação de Contas de Água por Ocorrências
Definição: Processo que se refere às retificações de contas de água em casos de vazamento, erro e confirmação de leitura; ocorrência com média estimada, consumo acumulado, ocorrência técnica (pressão na rede), aberto por requerimento do consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após efetivada a retificação.   

2 - Processo de Instalação e Substituição de Hidrômetro
Definição: Processo de retificação relativo à instalação e substituição de hidrômetros e hidrantes (este último somente em processos antigos).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após instalação ou substituição.   

3 - Processo de Inscrição/ Alteração Cadastral de Consumidor
Definição: Processo de inclusão ou alteração cadastral de consumidor registrado (execução de alteração no cadastro de consumidores).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após lançamento de cadastro.   

4 - Processo de Isenção ou Desconto de Consumidor e Entidades Filantrópicas
Definição: Processo de vigência anual aberto por requerimento, de entidades filantrópicas, aposentados ou consumidores de baixa renda, contendo documentação exigida, para obtenção de desconto, isenção ou tarifa social no consumo, previstos por lei.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após encerramento da vigência do benefício.   

5 - Processo de Divida de Cliente de Baixa Renda
Definição: Processo aberto por requerimento do consumidor, para encaminhamento e para análise da Coordenadoria de Serviço Social; levantamento dos débitos do imóvel, com o objetivo de obter condições diferenciadas de pagamento de dívida de conta de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos a partir da geração do termo de confissão da dívida.   

6 - Processo de Prorrogação de Prazo para Pagamento
Definição: Processo de solicitação de prorrogação de prazo para pagamento de faturas de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.   

7 - Processo de Solicitação de Serviços
Definição: Processo de solicitação de serviços de manutenção de redes de água e esgoto, pelo cliente, executados pela empresa.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após resolvida a solicitação.   

8 - Processo Para Vistoria de Projeto Hidráulico
Definição: Processo para liberação de termo de vistoria de projeto hidráulico, para habite-se ou alvará, com encaminhamento posterior à Secretaria Municipal de Urbanismo.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após entrega dos termos de vistoria.   

9 - Processo de Inclusão Cadastral de Ligação de Água do Imóvel e de Extinção de Ligação
Definição: Processo de inclusão cadastral de ligação de água do imóvel ou extinção (quando feito extinção definitiva) e retirada toda a extensão de ramais da rede.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação ou da extinção.   

10 - Processo de Solicitação de Ligação de Esgoto
Definição: Processo de solicitação de ligação de esgoto no imóvel pelo cliente.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação de esgoto.   

11 - Processo de Solicitação para Devolução de Pagamento
Definição: Processo de solicitação do cliente, para devolução de pagamento indevido da conta de água, em casos de troca de hidrômetro, duplicidade de conta e vazamentos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após devolução.   

12 - Processo para Baixa de Débito em Aberto
Definição: Processo gerado com cópia do pagamento do débito em aberto, para cobrança do Banco e baixa no Sistema Informatizado.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após baixa do débito no Sistema Informatizado.   

13 - Processo de Solicitação de Abatimento ou Isenção de Débito
Definição: Processo de Solicitação de Abatimento ou Isenção de Débitos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após a negociação dos débitos.   

14 - Processo de Solicitação e Execução de Serviços de Limpeza
Definição: Processo de solicitação de clientes para execução de limpeza em caixas de água, fossas e terrenos da SANASA.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 01 (um) ano após ciência pelo cliente do deferimento ou indeferimento.   

15 - Processo de Suspensão de Fornecimento de Água
Definição: Processo de solicitação pelo proprietário do imóvel, para suspensão provisória do fornecimento de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após pagamento dos débitos e regularização do fornecimento de água.   

16 - Relatório de Inclusão ou Exclusão de Débito Automático
Definição: Relatório de solicitação, pelo consumidor, de inclusão e/ou exclusão de débito bancário da fatura de água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

17 - Solicitação de Fatura Não Entregue
Definição: Solicitação de fatura, de água / esgoto, não entregue na residência do consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após ciência pelo cliente das providências tomadas.   

18 - Processo de Parcelamento de Débitos
Definição: Processo no qual o débito de faturas, contratos de serviços são negociados através de termo de confissão de divida ativas / inativas.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência   

19 - Processo de Contrato para Plano de Expansão
Definição: Processo de Negociação de dividas ativas na empresa referente a débitos de rede de água / esgoto e ligação executada.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência   

20 - Processo de Solicitação de Ligação de Água e Esgoto
Definição: Processo no qual o cliente solicita ligação de água e esgoto para o imóvel
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência   

GERÊNCIA DE FATURAMENTO E GESTÃO DE CRÉDITO - ANÁLISE
1 - Dossiê de Relatórios de Análise de Divergências e Ocorrências de Leitura
Definição: Dossiê mensal, por região de atendimento, com relatórios de diversas modalidades de análise de consumo com divergências e ocorrências, gerados a partir da primeira leitura e repasse, com a finalidade de controle de emissão de faturas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

2 - Relatório de Repasse de Leitura
Definição: Relatório produzido diariamente pelo CPD da Sanasa, denominado Pasta de Repasse, que informa as divergências na primeira leitura de consumo de água, ou ocorrências por região de consumo, com a finalidade de revisão das leituras.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

3 - Relatório de Fiscalização de Leitura
Definição: Relatório produzido diariamente pela Coordenadoria de Faturamento, elaborado após conferência de Relatórios de Análise, informando as distorções de leitura não resolvidas por repasse, com a finalidade de fiscalização direta pela Sanasa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois ) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

4 - Formulário de Leitura Manual
Definição: Formulário gerado para registro manual de leitura, utilizado nas regiões 21 (grandes consumidores), 22 (órgãos estaduais) e para casos de quebra de coletor digital.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

5 - Comprovante de Notificação de Vazamento
Definição: Documento de comprovação de entrega da notificação de vazamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano emissão.   

6 - Relatório Laudo e Confirmação
Definição: Relatório acima e abaixo da média de 12 meses, acima de 80 m3, de valores altos ou com distorção de consumo para realização de terceira confirmação local.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.   

7 - Relatório de Contas Retificadas
Definição: Relatório mensal para pós-faturamento de contas retificadas, após terceira confirmação local.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.   

8 - Guia de Cobrança de Médias de Meses Anteriores
Definição: Guia de cobrança de média de meses anteriores, feita por impedimento de leitura.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.   

GERÊNCIA DE FATURAMENTO E GESTÃO DE CRÉDITO - IRREGULARIDADE
1 - Formulário de Irregularidade não Confirmada
Definição: Solicitação de Serviços (SSE) gerados pelos diversos setores da empresa com denuncias de irregularidade, que não foram confirmadas pelos fiscais da empresa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

2 - Formulário de Falha na Instalação do Hidrômetro
Definição: Formulário de Solicitação de Serviços (SD03) para a confirmação de falha na instalação de hidrômetro por funcionários da empresa para ser corrigida posteriormente através da confirmação da irregularidade.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 02 (dois) anos após vigência   

3 - Formulário de Denuncia de Irregularidade Confirmada
Definição: Formulário de Solicitação de Serviços (SSE) para a confirmação de irregularidade na ligação de água que gera notificação ao cliente.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência   

4 - Processo de Analise de Irregularidade na ligação de Água
Definição: Documento instrumentalizador de cobrança e ressarcimento de prejuízos composto por Solicitação de Serviços (SSEs) de fiscalização/vistoria, descrição da irregularidade identificada junto à ligação de água, registros fotográficos comprobatórios da irregularidade, memória de calculo de consumo fraudado e/ou histórico de aplicação de multas, custos de regularização e cópia da notificação entregue ao cliente (requerido/requerente).
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência   

GERÊNCIA DE FATURAMENTO E GESTÃO DE CRÉDITO - CORTE
1 - Formulário para Corte de Fornecimento
Definição: Formulário gerado através de solicitação para corte do fornecimento temporário na ligação de água nas suas diversas Fases.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento   

2 - Formulário para Restabelecer o Fornecimento
Definição: Formulário gerado através de solicitação para religação / restabelecer o fornecimento de água do imóvel.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento.   

GERÊNCIA DE CONTROLADORIA
1 - Relatório de Controle de Pagamento de Tributos
Definição: Controle de pagamento de tributos recolhidos pela empresa, referente à prestação de serviços de fornecedores e reclamações trabalhistas, emitidos pelo sistema informatizado, com cópias das respectivas notas fiscais e comprovantes bancários, cujos originais ficam arquivados no controle diário de pagamento do movimento bancário.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos vigência.   

2 - Relatório de Despesas de Obras da Diretoria Técnica Operacional
Definição: Relatórios de consumo mensal, relatório de custo médio da Diretoria Técnica Operacional e relatórios de Ordem de Serviços (ODS), referentes a materiais para execução de serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência   

3 - Relatório Mensal de Conciliação Bancária de c/c e Investimentos
Definição: Relatório mensal contendo extratos bancários, espelho bancário emitido por Contas a Pagar e resumo da conciliação, gerada pela Gerencia Contabilidade, das contas correntes e investimentos da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 11 (onze) anos após encerramento.   

4 - Processo de Adiantamento de Despesas
Definição: Processo de prestação de contas de adiantamento, para despesas não previstas para as Diretorias.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

5 - Relatório Diário de Pagamentos
Definição: Relatório de controle de pagamentos referentes a serviços de fornecedores e aquisição de material, com comprovante de autorização de pagamento (ADP) e uma via da nota fiscal.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

6 - Relatório Diário de Movimento Bancário
Definição: Relatório de controle diário de movimentação bancária, contendo comprovantes e autorizações de pagamentos e comprovantes de depósitos e controle de arrecadação de consumo e serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

7 - Relatório de Ativos e Passivos da Empresa
Definição: Relatório de fechamento mensal das contas referentes ao plano contábil da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência.   

8 - Relatório Mensais de Mapas de Faturamento e Folha de Pagamento
Definição: Relatórios Mensais de Mapas de Faturamento e Folha de Pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência.   

9 - Relatório mensal de Ativo Fixo
Definição: Relatório de controle do Ativo e Passivo da empresa, contendo relatórios de baixa de bens patrimoniais, relatórios de depreciação, ordens de investimento (ODI) e controles de transferência de obras encerradas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

10 - Comprovantes de Pagamentos
Definição: Comprovantes de pagamentos de Contas de Energia Elétrica - Telefone - IPVA, IPTU - Contingências Cíveis e Trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após encerramento   

11 - Via de Notas Fiscais de Saída
Definição: Notas Fiscais geradas (manualmente) pela SANASA para a devolução de mercadorias, remessa para manutenção de equipamentos, doações entre outros, GIA - Declaração enviada aos Órgãos Estaduais onde informa as apurações de ICMS.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão.   

12 - Cópias de Documentos Relativos a Obrigações Solidárias
Definição: Cópia de Contratos de empresas prestadoras de Serviços Terceirizados a SANASA, e cópia de Folha de Pagamento, FGTS, INSS, Sefip e Materiais Aplicados em Obras destes contratos.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

13 - Comprovantes de Documentos de Obrigações Tributarias
Definição: Declarações enviadas a Secretaria da Receita Federal do Brasil como: DIRF, DCTF, DACON, DIPJ, e DARFs e GPS (manuais), documentos de arrecadação.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.   

GERÊNCIA DE SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS
1 - Processo de Eliminação de Documentos
Definição: Processo gerado para cumprir norma de procedimentos para a Eliminação de Documentos produzidos ou recebidos pela empresa durante suas atividades, conforme Decreto 15.425 /2006 e Ordem de Serviço 627 /2007.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente   

2 - Processo de Aprovação ou Atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos
Definição: Documento gerado para cumprir norma de procedimentos para oficialização de Tabela de Temporalidade de Documentos de acordo com Decreto 15.425 /2006, dos Documentos produzidos ou recebidos pela empresa durante suas atividades. Composto por Formulário de Levantamento de Séries Documentais e Minuta da Tabela.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente   

GERÊNCIA DE FINANÇAS E MERCADO - CONTAS A RECEBER
1 - Relatório de Pagamentos de Consumidores
Definição: Relatórios de controle de documentos liquidados por compensação bancária de pagamentos de consumo de água, informando banco, dia e forma de pagamento, cujos dados são recebidos por transmissão em meio magnético, gerada por instituições da rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

2 - Relatório Analítico de Movimento Diário de Arrecadação
Definição: Relatório diário analítico da consistência de arrecadação, resultado das transmissões em meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na rede bancária, diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.   

3 - Relatório de Fechamento do Movimento Diário de Baixa Consolidada
Definição: Relatório fechamento da consistência diária de arrecadação, resultado das transmissões por meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na rede bancária, diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.   

4 - Relatório Diário de Consistência da Carteira de Serviços
Definição: Relatório analítico diário de consistência de pagamento da carteira de serviço (ex. ligação água e esgoto, etc.) dados recebidos por transmissão em meio magnético dos bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

5 - Relatório Mensal de Fechamento da Carteira de Serviços
Definição: Relatório mensal de fechamento de pagamentos da carteira de serviço (ex. Caminhão pipa, prolongamento rede etc.), transmitidos em meio magnético pelos bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

6 - Relatório de Parcelamento de Pagamentos de Consumo de Água
Definição: Relatório de consistência e fechamento do parcelamento, cancelamento e baixa de contas de água que foram parceladas, transmitidas em meio magnético pelos bancos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

7 - Relatório Mensal de Pagamentos de Consumo
Definição: Relatório contendo todos os pagamentos diários de água/esgoto recebidos por dia, acumulados durante o mês.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

8 - Relatório de Inadimplência de Consumo
Definição: Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência, por categoria na carteira de consumo água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

9 - Relatório de Inadimplências
Definição: Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência nas carteiras, Água/esgoto, Parcelamento e Serviços,
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

10 - Relatório de Saldos
Definição: Relatório de posição saldo das carteiras de Parcelamento e Serviços vencidos e a vencer.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.   

11 - Relatório de Encontro de Contas
Definição: Relatório com valores analíticos da inadimplência dos órgãos públicos, e negociações entre as partes.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

12 - Relatório de Inadimplência de Órgãos Públicos
Definição: Relatório de acompanhamento de inadimplência dos órgãos públicos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos.   

13 - Relatório de Pagamento de Órgãos Públicos
Definição: Relatório dos pagamentos efetuados por órgãos públicos junto á rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 2 (dois) anos.   

14 - Relatório Bancário de Liquidação
Definição: Extrato gerado pelo banco de movimentação de títulos recebidos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.   

15 - Relatório Diário de Baixa
Definição: Relatório gerado através dos fechamentos diários, com toda a baixa feita no movimento diário.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

16 - Relatório de Pagamentos de Consumo em Atraso
Definição: Relatório diário transmitido pelo banco em meio magnético, contendo pagamento de segunda via de conta água/esgoto paga pelo consumidor, depois da data limite de pagamento estipulada no documento. A baixa do mesmo é tratada manualmente pelo Contas a receber.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

17 - Comprovante de Pagamento de Conta de Água / Esgoto
Definição: Comprovante bancário de pagamento de contas de água/esgoto autenticadas, na rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

18 - Relatório Diário de Cancelamento de Débito
Definição: Relatório diário com os cancelamentos de água/esgoto, executado pelo Contas a Receber, devidamente autorizado pela Diretoria Comercial.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no do órgão produtor, após no Arquivo Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

GERÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS
1- Cartão Ponto Mecânico
Definição: Registros de Frequência para pagamento de salários e horas extras / Direitos trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

2 - Relatório de Frequência de Funcionários
Definição: Registros de Frequência para pagamentos de salários e horas extras / Direitos trabalhistas, por cartão ponto eletrônico.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

3 - Comprovante de Compras em Supermercados
Definição: Comprovantes de Compras em Supermercados, pelos funcionários, para descontos em holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

4- Comprovante de Entrega de Vales Cestas Natal
Definição: Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

5 - Comprovante de Compras em Farmácia
Definição: Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

6 - Comprovante de Compras em Papelarias
Definição: Comprovante de Compras em papelarias conveniadas, pelos funcionários, para descontos em holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

7 - Comprovante de Entrega de Benefícios
Definição: Comprovante de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.   

8 - Relatório de Folha de Pagamentos
Definição: Relatório descriminado dos valores pagos mensalmente aos empregados da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após vigência.   

9 - Comprovante de Entrega de Benefícios
Definição: Relação descriminada dos empregados que receberam o beneficio do auxilio transporte mensal
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão.   

10 - Prontuário de Funcionário
Definição: Pasta para arquivo dos documentos relacionados ao empregado durante o período de serviços prestados na empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo empregatício.   

11 - Relação de Fundo de Garantia
Definição: Relatório mensal de deposito de fundo de garantia por tempo de serviço feito a todos os empregados da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 30 (trinta) anos após emissão.   

12 - Relação de Salário Educação
Definição: Relação dos empregados que tiveram o crédito do salário educação na folha de pagamento
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 10 (dez) anos após emissão   

13 - Relatório de Crédito Bancário
Definição: Relatório descriminado dos valores pagos aos empregados mensalmente
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão   

14 - Relação de Seguro de Vida
Definição: Relatório com a descrição dos salários dos empregados para a empresa asseguradora, comprovando a efetivação do pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após emissão   

15 - Relatório com Resumo da Folha de Pagamento
Definição: Relação dos códigos e valores informados na folha de pagamento da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após vigência   

16 - Formulário de Registro de Empregados do Departamento de Água e Esgoto
Definição: Formulário de registro de empregados do DAE descriminando os acontecimentos ocorridos no período trabalhado na empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo empregatício   

17 - Comprovantes de Entrega de Benefícios Plantão
Definição: Relação dos empregados que receberam benefícios do vale refeição plantão
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão   

GERÊNCIA DE COMPRAS E LICITAÇÕES
1 - Processo de Licitação de Obras.
Definição: Reúne documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade de proceder à contratação de obras, entendida obra como toda construção, reforma, recuperação ou ampliação, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante a execução da obra será guardado pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.   

2 - Processo de Licitação para Contratação de Serviço Técnico Especializado ou Cultural.
Definição: Reúne documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade de contratar serviços técnicos especializados ou culturais, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.   

3 - Processo de Licitação para Aquisição, Alienação, Permuta de Bens Imóveis
Definição: Reúne documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade de adquirir, permutar ou alienar bens imóveis, por meio das modalidades licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.   

4 - Processo de Licitação Contratação de Serviço Comum e Locação de Imóveis
Definição: Reúne documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade de proceder à contratação de serviços comuns e locação de imóveis, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.   

5 - Processo de Licitação para Aquisição e Alienação de Material de Consumo e Bens Moveis
Definição: Reúne documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade de adquirir materiais de consumo e bens moveis, por meio das modalidades licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.   

6 - Processo de Compras Modalidade Expressa
Definição: Processo produzido com a finalidade de proceder á compra ou contratação de prestadores de serviços de forma expressa sem exigência de licitação pela lei devido aos valores.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência.   

GERÊNCIA DE PRODUÇÃO E OPERAÇÃO - ANÁLISE E CONTROLE
1 - Processo de Solicitação de Analise de Água.
Definição: Processo gerado para solicitação de analise de água tratada, minas e poços na região metropolitana de Campinas, sendo estas análises bacteriológicas e físico-químicas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.   

GERÊNCIA DE PRODUÇÃO E OPERAÇÃO - OPERAÇÃO DE ÁGUA E ADMINISTRAÇÃO
1 - Processo de Solicitação de Caminhão de Água.
Definição: Processo de solicitação do cliente para abastecimento com caminhão de água nos bairros não atendidos pela rede, no município de Campinas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 3 (três) anos após vigência