REPUBLICADO POR INCORREÇÕES NOS ANEXOS
DECRETO Nº 18.460 DE 02 DE SETEMBRO DE 2014

(Publicação DOM 04/09/2014 p.01)

Dispõe sobre a criação de Tabela de Temporalidade de documentos produzidos ou acumulados em atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no Arquivo Municipal nos Arquivos das Secretarias Municipais e nos órgãos da Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental municipal;

CONSIDERANDO , ainda, o disposto no Decreto Municipal n.º 15.425, de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874, de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007, que estabelecem as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas;

CONSIDERANDO a Lei Federal de acesso à informação nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e o Decreto Municipal nº 17.630, de 21 de junho de 2012, que a regulamentou no âmbito da Administração Pública Direta do Município de Campinas;

CONSIDERANDO o Decreto Municipal n.º 17.583, de 4 de maio de 2012, que concede direito de publicação oficial gratuita no Diário Oficial do Município para entidades assistenciais e associações de bairro;

CONSIDERANDO, finalmente, o disposto no Decreto Municipal nº 18.050, de 01 de agosto de 2013, que regulamenta a expedição de Certidão de Inteiro e Parcial Teor na Administração Pública Direta do Município de Campinas,
DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito, normatizando a gestão de documentos em tais atividades.
Parágrafo único.  A Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito poderá ser oportunamente ampliada, incorporando outras séries documentais produzidas e acumuladas nos órgãos e unidades administrativas vinculadas ao Gabinete do Prefeito, que não constaram desta publicação.

Art. 2º  Para efeito deste Decreto são assim definidos os seguintes termos:
I - Prazos de guarda - prazos de arquivamento do documento em diferentes órgãos até sua destinação final, após encerrado o seu uso administrativo, independente de qual seja a sua destinação final;
II - Destinação - definição a respeito de cada tipo de documento de uma Tabela de Temporalidade com a finalidade de decidir o destino físico do documento, a sua eliminação e o seu prazo ou a sua preservação permanente, tendo em vista a análise de seus valores administrativos, legais ou para a pesquisa e a cultura;
III - Eliminação - a destruição física de documentos, mediante fragmentação, em prazo estabelecido, após aplicados os procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - Preservação - atribuição de valor permanente a documentos, em virtude de valores informativos e probatórios, defi nindo-lhes como finalização de seu ciclo de vida o recolhimento em custódia defi nitiva em instituição arquivística competente, no caso da Prefeitura de Campinas, o Arquivo Municipal.
V - Arquivo Corrente - arquivo de secretaria, departamento ou outro órgão que recebe primeiramente o documento para guarda temporária, depois de encerrado o seu uso administrativo imediato.

Art. 3º  Os documentos cuja destinação é a eliminação e que tenham informações importantes para processos judiciais ou de controle externo, terão suspensas as respectivas contagens de prazo de destinação defi nida neste Decreto, ficando sob responsabilidade do Arquivo Corrente do Gabinete do Prefeito até que haja o trânsito em julgado do processo ou que seja autorizada a eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos.

Art. 4º  São partes integrantes deste Decreto:
I - o Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito.
II - o Anexo II - Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito .

Art. 5º  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6º  Ficam revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 02 de setembro de 2014

JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal

MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário De Assuntos Jurídicos

REDIGIDO NO DEPARTAMENTO DE CONSULTORIA GERAL DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS, CONFORME ELEMENTOS INTEGRANTES DO PROTOCOLADO ADMINISTRATIVO Nº 2014/10/31282, EM NOME DE SECRETARIA MUNICIPAL DE CHEFIA DE GABINETE, E PUBLICADO NA SECRETARIA DE CHEFIA DE GABINETE DO PREFEITO.

ANEXO II
Termo explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados nas atividades do Prefeito Municipal e do Gabinete do Prefeito

1 - Autógrafos de sanção de Projetos de Lei
A finalidade é a sanção de projeto de lei pelo Prefeito Municipal. Documento produzido em duas vias, uma delas integra o processo de Projeto de Lei arquivado na Câmara Municipal e a outra é arquivada na área de Expediente do Gabinete do Prefeito.

2 - Processos de manifestação sobre Projeto de Lei
Finalidade é instrução para sanção ou veto de Projeto de Lei pelo Prefeito Municipal. É composto de protocolado inicial produzido no Gabinete do Prefeito por pareceres técnicos e ou subsídios de Secretarias ou outros órgãos da Administração Pública Municipal Direta ou Indireta a respeito de Projeto de Lei, bem como autógrafo da sanção.

3 - Processos de elaboração de decretos municipais
A finalidade é a elaboração de texto de decreto municipal de qualquer natureza e sua oficialização pelo Prefeito Municipal. É composto por minutas e pareceres relativos e informação de publicação em Diário Oficial do município. Há cópias somente do autógrafo de sanção arquivadas no Gabinete do Prefeito.

4 - Livros de Ofícios do Prefeito Municipal
Cópias ou vias autografadas dos ofícios expedidos pelo Prefeito Municipal. As cópias são feitas quando o oficio não é emitido em três vias.

5 - Correspondências recebidas pelo Prefeito Municipal
Correspondências externas e internas diversas (com exceção de convites para eventos) endereçadas ao Prefeito Municipal. A maioria dos documentos recebidos são protocolados pelo Gabinete do Prefeito.

6 - Ofícios de Secretários, Diretores e Assessores do Gabinete do Prefeito
Cópias e/ou vias autografadas de ofícios expedidos pelo Secretário de Chefi a de Gabinete e Diretores ou outros secretários, diretores e assessores que fazem parte do Gabinete do Prefeito.

7 - Solicitações endereçadas ao Prefeito
Dossiês que contêm a instrução para o atendimento de solicitações de diversas naturezas endereçadas por cidadãos ou pessoas jurídicas diretamente ao Prefeito Municipal.

8 - Processos de Solicitação de Certidão de Inteiro ou de Parcial Teor
Documento que tem por objetivo a obtenção de certidão de inteiro ou parcial teor de documentos oficiais, isto é, cópias parciais ou integrais certificadas pela Prefeitura e, portanto, com valor probatório, para defesa na esfera jurídica de interesses individuais e coletivos 

9 - Solicitações de publicação de entidade e associações
Solicitação regulamentada pelo Decreto nº 17.588/2012 que prevê publicação gratuita de documentos oficiais de entidades assistenciais e Associações de Bairro, devidamente constituídas no Diário Oficial do Município.

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário-Chefe de Gabinete do Prefeito

SANDRA MORENO LOMBARDO
Respondendo pelo Departamento de Consultoria Geral