PORTARIA SAN.P.IN.PT 255 DE 18 DE DEZEMBRO DE 2012
(Publicação DOM 28/12/2012 p.62)
Complementada pela Portaria nº 392, de 27/02/214-SANASA
REVOGADA pela Portaria 742, de 24/05/2017-SANASA
Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades da SANASA - Campinas.
Marco Antônio dos Santos, Diretor Presidente da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, e
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos s de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do 216 da Constituição Federal e com o 1º da Lei Federal nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação sob custódia do Arquivo Geral da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório da Empresa e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental por ela produzido;
CONSIDERANDO , ainda, o disposto no Decreto Municipal nº.15.425 , de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº. 15.874 , de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº. 627 , de 11 de maio de 2007;
RESOLVE:
Art. 1º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de s da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A como instrumento normativo para gestão dos s produzidos e acumulados pela empresa.
Art. 2º Para efeito desta Portaria são definidos os seguintes termos:
I - Prazos de guarda - prazos de arquivamento dos s em diversos órgãos, após encerrado o seu uso administrativo;
II - Destinação - definição sobre o destino físico dos s, seja a eliminação, ou a sua preservação permanente no Arquivo Geral da empresa;
III - Eliminação - destruição dos s, mediante fragmentação, depois de aplicados os procedimentos definidos nas normas municipais e da empresa;
IV - Preservação permanente - custódia definitiva de s de valor informativo, probatório ou histórico, sob responsabilidade direta do Arquivo Geral da empresa;
V - Órgão produtor - setor que deu origem ao ou ao qual compete à instrução ou decisão sobre a atividade relacionada ao.
Art. 3º Os s destinados à eliminação, que constituam prova de processos judiciais ou de pendências de aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, ou casos semelhantes, terão suspensas as suas contagens de prazos de destinação até a resolução definitiva dos respectivos processos ou pendências.
Parágrafo único . A destruição dos s destinados à eliminação, referidos no caput desse , após a resolução definitiva dos processos ou pendências a que estão relacionados, será realizada de acordo com os prazos definidos na Tabela de Temporalidade de s, constante desta portaria, obedecendo aos procedimentos estabelecidos pelo Decreto Municipal nº. 15.425 /06 e Ordem de Serviço nº 627 /07 e mediante autorização da Procuradoria Jurídica da empresa.
Art. 4º São partes integrantes desta Portaria:
I - o Anexo I - Tabela de Temporalidade de s Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas;
II - o Anexo II - Complemento Explicativo da Tabela de Temporalidade de s Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas.
Art. 5º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação e complementa a Portaria SAN.P.IN.PT 190.
Art. 6º Ficam revogadas as disposições em contrário.
ANEXO II
DEFINIÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE S PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DA SOCIEDADE DE ABASTECIMENTO DE ÁGUA E SANEAMENTO S/A SANASA
GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS
COORDENADORIA DE MEDICINA DO TRABALHO
1. Atestado Médico e Odontológico
Definição: Atestado médico odontológico de funcionários ativos e inativos; registro no Sistema e no prontuário médico.
Guarda: Será guardado por 12 (doze) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 04 (quatro) anos após recebimento do atestado.
2. Prontuário Médico Ocupacional e Exames Complementares
Definição: Exames médicos ocupacionais, prontuário clínico e exames complementares de funcionários ativos e inativos.
Guarda: Será guardado por 36 (trinta e seis) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 17 (dezessete) anos após encerramento do processo.
GERÊNCIA DE COMPRAS E LICITAÇÃO
COORDENADORIA DE FORNECEDORES E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS
1. Processo para Licitação de Obras
Definição: Processo de licitação para obras que reúne s autuados e registrados sob um número de protocolado, com a finalidade de proceder à contratação de serviços de engenharia para construção, reforma, recuperação ou ampliação por meio das modalidades previstas na lei.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Preservação Permanente
2. Processo de Licitação para Aquisição, Alienação e Permuta de Bens Imóveis
Definição: Processo de licitação para aquisição, alienação e permuta de bens imóveis, que reúne s autuados e registrados sob um número de protocolado, por meio das modalidades previstas em lei.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Preservação Permanente
3. Processo de Licitação para Aquisição de Materiais de Consumo e Bens Móveis
Definição: Processo de licitação que reúne s autuados e registrados sob um número de protocolado, com a finalidade de proceder à contratação de serviços, aquisição de materiais de consumo e bens móveis, por meio das modalidades previstas em lei.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado.
GERÊNCIA DE RELAÇÕES COM A COMUNIDADE
COORDENADORIA DE FONTES ALTERNATIVAS DE ABASTECIMENTO
1. Cadastro de Fontes Alternativas de Abastecimento de Água
Definição: Cadastro de fontes alternativas de abastecimento de água através da solicitação do cliente ou denuncia, para a regularização de poço particular. É gerado um protocolo para vistoria do local, instalação do hidrômetro e a assinatura do termo de responsabilidade pelo proprietário do imóvel ou representante legal. Posteriormente é gerado o registro do código do consumidor.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento do processo.
GERÊNCIA DE CONTROLE DE PERDAS
COORDENADORIA DE CADASTRO TÉCNICO E GEOPROCESSAMENTO
4. Documentos Relativos ao recebimento do "as built" do Sistema de Água e Esgoto
Definição: s relativos ao recebimento e analise de conformidade do "as built" do sistema de abastecimento de água e esgotamento sanitário, para atualização do cadastro técnico digital, contendo os dados e informações cadastrais que darão subsídios para a liberação das ligações de água e esgoto, operação e manutenção de redes, execução de novos projetos e fornecimento de dados aos clientes internos e externos da Sanasa, sendo obrigatória a aprovação do cadastro para posterior emissão do termo de conclusão de obras aos empreiteiros.
Guarda: Será guardado por 03 (doze) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão do Termo (TCO).
GERÊNCIA DE OPERAÇÃO DE ESGOTO
1. Comprovante de Retirada de Resíduos das Estações de Tratamento de Esgoto
Definição: Comprovante de coletas e retiradas de resíduos de lodo gerado através do processo de tratamento de esgoto nas Estações, feito por empresa prestadora de serviços contratada pela Sanasa que faz a coleta, retirada, transporte, pesagem, armazenamento e a disposição final, de acordo com as normas e exigências legais vigentes, relativas ao meio ambiente.
Guarda: Será guardado por 12 (doze) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão do recibo de retirada.
2. Estudo de Aceitabilidade para Recebimento de Efluentes
Definição: Processo para solicitação de interesse por empresas/indústrias, etc. em descartar efluentes, através da rede de esgoto ou caminhão limpa fossa, seguindo as definições e parâmetros das leis ambientais e das normas interna SAN.T.IN.NT 02 e SAN.C.IN.PR 01.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento do processo.
COORDENADORIA DE TRATAMENTO DE ESGOTO
POSTO DE RECEBIMENTO DE EFLUENTES (TS1A)
1. Comprovante de Retirada de Resíduos das Estações de Tratamento de Esgoto
Definição: Comprovante de despejo de efluente sanitário doméstico, gerado através de solicitação à Sanasa de um vale esgota fossa, que é anexado a um manifesto de carga que atesta a origem e quantidade do efluente, proporcionando o controle no momento de despejo e possibilitando seu rastreamento.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor e após no Arquivo Geral.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento do processo.
