REPUBLICADO POR INCORREÇÕES
DECRETO Nº 18.339 DE 07 DE MAIO DE 2014

(Republicação DOM 29/08/2014 p.01)

Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência de atividades desempenhadas pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos na defesa da municipalidade em juízo.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada na Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental municipal;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874, de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007, que estabelecem as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas; bem como o disposto no Decreto Municipal nº 17.630 de 21 de junho de 2012 que regulamenta a Lei Federal nº 12.527 de 2011, a Lei de Acesso à Informação, na esfera da Administração Pública Municipal de Campinas;
CONSIDERANDO a implantação do Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process) da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, o qual substitui procedimentos realizados por documentos em suporte papel por procedimentos em ambiente digital, visando dar maior eficiência e segurança às atividades de defesa dos interesses da Municipalidade; e
CONSIDERANDO a utilização da tecnologia da Certificação Digital nos processos judiciais eletrônicos,

DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência de Atividades desempenhadas pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos na Defesa da Municipalidade em juízo, tal como consta dos anexos deste Decreto, normatizando os critérios de avaliação de tais documentos.

Art. 2º  Para efeito deste Decreto ficam definidos os seguintes termos:
I - prazos de guarda - prazos de arquivamento do documento em diferentes órgãos até sua destinação final após encerrado o seu uso administrativo, independente de sua destinação final;
II - destinação - destino físico do documento identificado na Tabela de Temporalidade, de acordo sua importância, para fins de preservação ou eliminação;
III - eliminação - a destruição física de documentos, mediante fragmentação, em prazo estabelecido, depois de aplicados os procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - preservação - atribuição de valor permanente a documentos em virtude de valores informativos e probatórios, definindo-lhes recolhimento em custódia definitiva no Arquivo Municipal;
V - arquivo corrente - arquivo de secretaria, departamento ou outro órgão que recebe primeiramente o documento, depois de encerrado o seu uso administrativo imediato;

Art. 4º  São partes integrantes deste Decreto:
I - o Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência de Atividades desempenhadas pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos na Defesa da Municipalidade em Juízo.
II - o Anexo II - Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência de Atividades desempenhadas pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos na Defesa da Municipalidade em Juízo.

Art. 5º  A destinação dos documentos de que trata este Decreto somente será definida após sua digitalização e inserção no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, nos termos dos anexos que integram este Decreto.

Art. 6º  Os casos omissos deverão ser decididos pelo Departamento de Procuradoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos.

Art. 7º  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º  Ficam revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 14 de agosto de 2014

JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal

MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário de Assuntos Jurídicos

Redigido no Departamento de Consultoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme elementos do protocolado nº 2014/10/19.715, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.

ANEXO I

TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DE DEFESA DA MUNICIPALIDADE EM JUÍZO DESEMPENHADAS PELA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS

ANEXO II

TERMO EXPLICATIVO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS NA DEFESA DA MUNICIPALIDADE EM JUÍZO

1 - dossiê de acompanhamento e instrução de ação judicial:
dossiê formado por cópias ou vias em papel de documentos e protocolados administrativos que integram, como originais, os processos de ações judiciais que envolvem o Município, com vistas a acompanhar as ações e instrução da defesa dos interesses da Administração.
destinação: eliminação das cópias ou vias em papel 01 (um) ano após digitalização e inserção de cópia digital no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process), da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos.

2 - ofício de comunicação por procurador de decisão judicial a órgão da administração municipal:
oficio protocolizado por procurador municipal, endereçado a órgãos da administração municipal, comunicando decisões judiciais cuja execução compete aos referidos órgãos ou interfere diretamente nas suas atividades administrativas ou técnicas.
Este documento é parte integrante do Dossiê de acompanhamento e instrução de ações judiciais.
destinação: eliminação do original em papel 01 (um) ano após digitalização e inserção da cópia digital no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process), da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos.

3 - processo de extinção ou suspensão de execução judicial:
requerimento protocolizado pelos devedores, ou seus representantes legais, com cópia digital no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process) da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, pleiteando a suspensão ou extinção de processos de execução fiscal, contendo documentos comprobatórios para tanto.
destinação: eliminação do processo 6 (seis) meses após a baixa integral do débito tributário pela Secretaria Municipal de Finanças.

4 - processo de atualização cadastral da titularidade do imóvel ou de qualificação da parte para fins de execução fiscal:
requerimento da Coordenadoria Setorial de Dívida Ativa protocolizado e endereçado aos setores competentes da Secretaria Municipal de Finanças, com vistas à atualização de dados cadastrais relativos à titularidade de imóveis para fins de instrução das ações de execução fiscal. 
destinação: eliminação após digitalização e inserção dos dados no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process), da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, 1 (um) ano e 6 (seis) meses após a atualização do cadastro de contribuinte.

5 - cópias de peças de processos judicial de execução de precatórios e requisições de Pequeno Valor:
cópias de peças de processo judicial de execução de precatórios e de requisições de pequeno valor nas quais se agregam documentos protocolizados ou não, necessários aos trâmites administrativos para cumprimento da decisão judicial pela Prefeitura de Campinas.
destinação: eliminação da cópia e original em papel, precedida de cadastramento, digitalização e inserção das cópias digitais no Sistema de Acompanhamento de Ações Judiciais (Process) da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, 2 (dois) anos após a extinção da execução do precatório ou da requisição judicial de pequeno valor, mediante sentença judicial.

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário Chefe de Gabinete do Prefeito

RONALDO VIEIRA FERNANDES
Diretor do Departamento de Consultoria Geral