Secretaria Municipal de Justiça
Procuradoria-Geral do Município de Campinas
Coordenadoria de Estudos Jurídicos e Biblioteca
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.
PORTARIA 144 DE 15 DE ABRIL DE 2010
(Publicação DOM 28/04/2010: p.18)
Revogada pela Portaria nº 190, de 21/10/2011 - SANASA
CONSIDERANDO
que é dever do Poder Público promover a gestão dos
documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles
contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o
artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO
a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação
sob custódia do Arquivo Geral da Sociedade de Abastecimento de Água e
Saneamento S/A, SANASA - Campinas, sem prejuízo da salvaguarda dos atos
administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações
indispensáveis ao processo decisório da Empresa e à preservação da memória
histórica contida no patrimônio documental por ela produzido;
CONSIDERANDO
, ainda, o disposto no
Decreto Municipal nº 15.425
, de 24 de março de 2006,
Decreto Municipal
nº. 15.874
, de 22
de junho de 2007, bem como na
Ordem de Serviço nº. 627
, de 11 de maio de 2007;
CONSIDERANDO
, ainda que, a Tabela de Temporalidade de Documentos foi
aprovada em reunião realizada no dia 13/3/2010, com a presença dos Senhores
membros da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais
e da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da SANASA - Campinas;
I - Prazos de guarda -
prazos de arquivamento dos documentos em diversos
órgãos, após encerrado o seu uso administrativo;
II - Destinação -
definição sobre o destino físico dos documentos, seja
a eliminação, ou a sua preservação permanente no Arquivo Geral da empresa;
III - Eliminação -
destruição dos documentos, mediante fragmentação,
depois de aplicados os procedimentos definidos nas normas municipais e da
empresa;
IV - Preservação permanente -
custódia definitiva de documentos de valor
informativo, probatório ou histórico, sob responsabilidade direta do Arquivo
Geral da empresa;
V - Órgão produtor -
setor que deu origem ao documento ou ao qual
compete a instrução ou decisão sobre a atividade relacionada ao documento.
I - Anexo
I - Tabela de Temporalidade de Documentos Sociedade de
Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas;
II - Anexo II
- Complemento Explicativo da Tabela de Temporalidade de
Documentos Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA -
Campinas.
Diretor Presidente
da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas
GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE
Definição: Processo
que se refere às retificações de contas de água em casos de vazamento, erro e
confirmação de leitura; ocorrência com média estimada, consumo acumulado,
ocorrência técnica (pressão na rede), aberto por requerimento do consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após efetivada a retificação.
Definição: Processo
de retificação relativo à instalação e substituição de hidrômetros e hidrantes
(este último somente em processos antigos).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após instalação ou substituição.
Definição: Processo
de inclusão ou alteração cadastral de consumidor registrado (execução de
alteração no cadastro de consumidores).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após lançamento de cadastro.
Definição: Processo
de vigência anual aberto por requerimento, de entidades filantrópicas,
aposentados ou consumidores de baixa renda, contendo documentação exigida, para
obtenção de desconto, isenção ou tarifa social no consumo, previstos por lei.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após encerramento da vigência do
benefício.
Definição: Processo
aberto por requerimento do consumidor, para encaminhamento e para análise da
Coordenadoria de Serviço Social; levantamento dos débitos do imóvel, com o
objetivo de obter condições diferenciadas de pagamento de dívida de conta de
água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos a partir da geração do termo de
confissão da dívida.
Definição: Processo
de solicitação de prorrogação de prazo para pagamento de faturas de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
Definição: Processo
de solicitação de serviços de manutenção de redes de água e esgoto, pelo
cliente, executados pela empresa.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após resolvida a solicitação.
Definição: Processo
para liberação de termo de vistoria de projeto hidráulico, para habite-se ou
alvará, com encaminhamento posterior à Secretaria Municipal de Urbanismo.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após entrega dos termos de
vistoria.
Definição: Processo
de inclusão cadastral de ligação de água do imóvel ou extinção (quando feito
extinção definitiva) e retirada toda a extensão de ramais da rede.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação ou da
extinção.
Definição: Processo
de solicitação de ligação de esgoto no imóvel pelo cliente.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação de
esgoto.
Definição: Processo
de solicitação do cliente, para devolução de pagamento indevido da conta de
água, em casos de troca de hidrômetro, duplicidade de conta e vazamentos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após devolução.
Definição: Processo
gerado com cópia do pagamento do débito em aberto, para cobrança do Banco e
baixa no Sistema Informatizado.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após baixa do débito no Sistema
Informatizado.
Definição: Processo
de Solicitação de Abatimento ou Isenção de Débitos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após a negociação dos débitos.
Definição: Processo
de solicitação de clientes para execução de limpeza em caixas de água, fossas e
terrenos da SANASA.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 01 (um) ano após ciência pelo cliente do
deferimento ou indeferimento.
Definição: Processo
de solicitação pelo proprietário do imóvel, para suspensão provisória do
fornecimento de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após pagamento dos débitos e
regularização do fornecimento de água.
Definição:
Relatório de solicitação, pelo consumidor, de inclusão e/ou exclusão de débito
bancário da fatura de água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Solicitação de fatura, de água / esgoto, não entregue na residência do
consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após ciência pelo cliente das
providências tomadas.
Definição: Processo
no qual o débito de faturas, contratos de serviços são negociados através de
termo de confissão de divida ativas / inativas.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência
Definição: Processo
de Negociação de dividas ativas na empresa referente a débitos de rede de água
/ esgoto e ligação executada.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência
Definição: Processo
no qual o cliente solicita ligação de água e esgoto para o imóvel
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência
1 - Dossiê de Relatórios de Análise de Divergências e Ocorrências de Leitura
Definição: Dossiê
mensal, por região de atendimento, com relatórios de diversas modalidades de
análise de consumo com divergências e ocorrências, gerados a partir da primeira
leitura e repasse, com a finalidade de controle de emissão de faturas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
Definição:
Relatório produzido diariamente pelo CPD da Sanasa, denominado Pasta de
Repasse, que informa as divergências na primeira leitura de consumo de água, ou
ocorrências por região de consumo, com a finalidade de revisão das leituras.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
Definição:
Relatório produzido diariamente pela Coordenadoria de Faturamento, elaborado
após conferência de Relatórios de Análise, informando as distorções de leitura
não resolvidas por repasse, com a finalidade de fiscalização direta pela
Sanasa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois ) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
Definição:
Formulário gerado para registro manual de leitura, utilizado nas regiões 21
(grandes consumidores), 22 (órgãos estaduais) e para casos de quebra de coletor
digital.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
Definição:
Documento de comprovação de entrega da notificação de vazamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano emissão.
Definição:
Relatório acima e abaixo da média de 12 meses, acima de 80 m3, de valores altos
ou com distorção de consumo para realização de terceira confirmação local.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
Definição:
Relatório mensal para pós-faturamento de contas retificadas, após terceira
confirmação local.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
Definição: Guia de
cobrança de média de meses anteriores, feita por impedimento de leitura.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
1 - Formulário de Irregularidade não Confirmada
Definição:
Solicitação de Serviços (SSE) gerados pelos diversos setores da empresa com
denuncias de irregularidade, que não foram confirmadas pelos fiscais da
empresa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
Definição:
Formulário de Solicitação de Serviços (SD03) para a confirmação de falha na
instalação de hidrômetro por funcionários da empresa para ser corrigida
posteriormente através da confirmação da irregularidade.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 02 (dois) anos após vigência
Definição:
Formulário de Solicitação de Serviços (SSE) para a confirmação de
irregularidade na ligação de água que gera notificação ao cliente.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência
Definição:
Documento instrumentalizador de cobrança e ressarcimento de prejuízos composto
por Solicitação de Serviços (SSEs) de fiscalização/vistoria, descrição da
irregularidade identificada junto à ligação de água, registros fotográficos
comprobatórios da irregularidade, memória de calculo de consumo fraudado e/ou
histórico de aplicação de multas, custos de regularização e cópia da
notificação entregue ao cliente (requerido/requerente).
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência
1 - Formulário para Corte de Fornecimento
Definição:
Formulário gerado através de solicitação para corte do fornecimento temporário
na ligação de água nas suas diversas Fases.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento
Definição:
Formulário gerado através de solicitação para religação / restabelecer o
fornecimento de água do imóvel.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento.
1 - Relatório de Controle de Pagamento de Tributos
Definição: Controle
de pagamento de tributos recolhidos pela empresa, referente à prestação de
serviços de fornecedores e reclamações trabalhistas, emitidos pelo sistema
informatizado, com cópias das respectivas notas fiscais e comprovantes
bancários, cujos originais ficam arquivados no controle diário de pagamento do
movimento bancário.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos vigência.
Definição:
Relatórios de consumo mensal, relatório de custo médio da Diretoria Técnica
Operacional e relatórios de Ordem de Serviços (ODS), referentes a materiais
para execução de serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência
Definição:
Relatório mensal contendo extratos bancários, espelho bancário emitido por
Contas a Pagar e resumo da conciliação, gerada pela Gerencia Contabilidade, das
contas correntes e investimentos da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 11 (onze) anos após encerramento.
Definição: Processo
de prestação de contas de adiantamento, para despesas não previstas para as
Diretorias.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
Definição:
Relatório de controle de pagamentos referentes a serviços de fornecedores e
aquisição de material, com comprovante de autorização de pagamento (ADP) e uma
via da nota fiscal.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
Definição:
Relatório de controle diário de movimentação bancária, contendo comprovantes e
autorizações de pagamentos e comprovantes de depósitos e controle de
arrecadação de consumo e serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
Definição:
Relatório de fechamento mensal das contas referentes ao plano contábil da
empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência.
Definição:
Relatórios Mensais de Mapas de Faturamento e Folha de Pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência.
Definição:
Relatório de controle do Ativo e Passivo da empresa, contendo relatórios de
baixa de bens patrimoniais, relatórios de depreciação, ordens de investimento
(ODI) e controles de transferência de obras encerradas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
Definição:
Comprovantes de pagamentos de Contas de Energia Elétrica - Telefone - IPVA,
IPTU - Contingências Cíveis e Trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após encerramento
Definição: Notas
Fiscais geradas (manualmente) pela SANASA para a devolução de mercadorias,
remessa para manutenção de equipamentos, doações entre outros, GIA - Declaração
enviada aos Órgãos Estaduais onde informa as apurações de ICMS.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão.
Definição: Cópia de
Contratos de empresas prestadoras de Serviços Terceirizados a SANASA, e cópia
de Folha de Pagamento, FGTS, INSS, Sefip e Materiais Aplicados em Obras destes
contratos.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
Definição: Declarações
enviadas a Secretaria da Receita Federal do Brasil como: DIRF, DCTF, DACON,
DIPJ, e DARFs e GPS (manuais), documentos de arrecadação.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
1 - Processo de Eliminação de Documentos
Definição: Processo
gerado para cumprir norma de procedimentos para a Eliminação de Documentos produzidos
ou recebidos pela empresa durante suas atividades, conforme
Decreto
15.425
/2006 e
Ordem
de Serviço 627
/2007.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente
Definição:
Documento gerado para cumprir norma de procedimentos para oficialização de
Tabela de Temporalidade de Documentos de acordo com
Decreto
15.425
/2006, dos
Documentos produzidos ou recebidos pela empresa durante suas atividades.
Composto por Formulário de Levantamento de Séries Documentais e Minuta da
Tabela.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente
1 - Relatório de Pagamentos de Consumidores
Definição:
Relatórios de controle de documentos liquidados por compensação bancária de
pagamentos de consumo de água, informando banco, dia e forma de pagamento,
cujos dados são recebidos por transmissão em meio magnético, gerada por
instituições da rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição: Relatório
diário analítico da consistência de arrecadação, resultado das transmissões em
meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na rede bancária,
diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
Definição:
Relatório fechamento da consistência diária de arrecadação, resultado das
transmissões por meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na
rede bancária, diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
Definição:
Relatório analítico diário de consistência de pagamento da carteira de serviço
(ex. ligação água e esgoto, etc.) dados recebidos por transmissão em meio
magnético dos bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório mensal de fechamento de pagamentos da carteira de serviço (ex.
Caminhão pipa, prolongamento rede etc.), transmitidos em meio magnético pelos
bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório de consistência e fechamento do parcelamento, cancelamento e baixa de
contas de água que foram parceladas, transmitidas em meio magnético pelos
bancos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório contendo todos os pagamentos diários de água/esgoto recebidos por
dia, acumulados durante o mês.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência, por categoria na
carteira de consumo água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência nas carteiras,
Água/esgoto, Parcelamento e Serviços,
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório de posição saldo das carteiras de Parcelamento e Serviços vencidos e
a vencer.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
Definição:
Relatório com valores analíticos da inadimplência dos órgãos públicos, e
negociações entre as partes.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório de acompanhamento de inadimplência dos órgãos públicos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos.
Definição:
Relatório dos pagamentos efetuados por órgãos públicos junto á rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 2 (dois) anos.
Definição: Extrato
gerado pelo banco de movimentação de títulos recebidos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
Definição:
Relatório gerado através dos fechamentos diários, com toda a baixa feita no movimento
diário.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório diário transmitido pelo banco em meio magnético, contendo pagamento
de segunda via de conta água/esgoto paga pelo consumidor, depois da data limite
de pagamento estipulada no documento. A baixa do mesmo é tratada manualmente
pelo Contas a receber.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovante bancário de pagamento de contas de água/esgoto autenticadas, na
rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório diário com os cancelamentos de água/esgoto, executado pelo Contas a
Receber, devidamente autorizado pela Diretoria Comercial.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no do órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
1- Cartão Ponto Mecânico
Definição:
Registros de Frequência para pagamento de salários e horas extras / Direitos
trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição: Registros
de Frequência para pagamentos de salários e horas extras / Direitos
trabalhistas, por cartão ponto eletrônico.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovantes de Compras em Supermercados, pelos funcionários, para descontos em
holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovante de Compras em papelarias conveniadas, pelos funcionários, para
descontos em holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Comprovante de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
Definição:
Relatório descriminado dos valores pagos mensalmente aos empregados da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após vigência.
Definição: Relação
descriminada dos empregados que receberam o beneficio do auxilio transporte
mensal
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão.
Definição: Pasta
para arquivo dos documentos relacionados ao empregado durante o período de
serviços prestados na empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo
empregatício.
Definição:
Relatório mensal de deposito de fundo de garantia por tempo de serviço feito a
todos os empregados da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 30 (trinta) anos após emissão.
Definição: Relação
dos empregados que tiveram o crédito do salário educação na folha de pagamento
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 10 (dez) anos após emissão
Definição:
Relatório descriminado dos valores pagos aos empregados mensalmente
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão
Definição:
Relatório com a descrição dos salários dos empregados para a empresa
asseguradora, comprovando a efetivação do pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após emissão
Definição: Relação
dos códigos e valores informados na folha de pagamento da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após vigência
Definição:
Formulário de registro de empregados do DAE descriminando os acontecimentos
ocorridos no período trabalhado na empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo
empregatício
Definição: Relação
dos empregados que receberam benefícios do vale refeição plantão
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão
1 - Processo de Licitação de Obras.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de proceder à contratação de obras, entendida obra como toda construção,
reforma, recuperação ou ampliação, por meio das modalidades licitatórias
previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante a execução da obra será guardado pela Gerência de
Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao
Arquivo Geral da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de contratar serviços técnicos especializados ou culturais, por meio das
modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de adquirir, permutar ou alienar bens imóveis, por meio das modalidades
licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de proceder à contratação de serviços comuns e locação de imóveis, por meio das
modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de adquirir materiais de consumo e bens moveis, por meio das modalidades
licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.
Definição: Processo
produzido com a finalidade de proceder á compra ou contratação de prestadores
de serviços de forma expressa sem exigência de licitação pela lei devido aos
valores.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência.
1 - Processo de Solicitação de Analise de Água.
Definição: Processo
gerado para solicitação de analise de água tratada, minas e poços na região
metropolitana de Campinas, sendo estas análises bacteriológicas e
físico-químicas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
1 - Processo de Solicitação de Caminhão de Água.
Definição: Processo
de solicitação do cliente para abastecimento com caminhão de água nos bairros
não atendidos pela rede, no município de Campinas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 3 (três) anos após vigência