Secretaria Municipal de Justiça
Procuradoria-Geral do Município de Campinas
Coordenadoria de Estudos Jurídicos e Biblioteca
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.
PORTARIA 144 DE 15 DE ABRIL DE 2010
(Publicação DOM 28/04/2010: p.18)
Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de s produzidos e acumulados em decorrência das atividades da empresa.
LAURO PÉRICLES GONÇALVES,
Diretor Presidente da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A,
SANASA - Campinas, no uso de suas atribuições legais e estatutárias, e
CONSIDERANDO
que é dever do Poder Público promover a gestão dos
documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles
contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o
artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO
a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação
sob custódia do Arquivo Geral da Sociedade de Abastecimento de Água e
Saneamento S/A, SANASA - Campinas, sem prejuízo da salvaguarda dos atos
administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações
indispensáveis ao processo decisório da Empresa e à preservação da memória
histórica contida no patrimônio documental por ela produzido;
CONSIDERANDO
, ainda, o disposto no
Decreto Municipal nº 15.425
, de 24 de março de 2006,
Decreto Municipal
nº. 15.874
, de 22
de junho de 2007, bem como na
Ordem de Serviço nº. 627
, de 11 de maio de 2007;
CONSIDERANDO
, ainda que, a Tabela de Temporalidade de Documentos foi
aprovada em reunião realizada no dia 13/3/2010, com a presença dos Senhores
membros da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais
e da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da SANASA - Campinas;
RESOLVE:
I - Prazos de guarda -
prazos de arquivamento dos documentos em diversos
órgãos, após encerrado o seu uso administrativo;
II - Destinação -
definição sobre o destino físico dos documentos, seja
a eliminação, ou a sua preservação permanente no Arquivo Geral da empresa;
III - Eliminação -
destruição dos documentos, mediante fragmentação,
depois de aplicados os procedimentos definidos nas normas municipais e da
empresa;
IV - Preservação permanente -
custódia definitiva de documentos de valor
informativo, probatório ou histórico, sob responsabilidade direta do Arquivo
Geral da empresa;
V - Órgão produtor -
setor que deu origem ao documento ou ao qual
compete a instrução ou decisão sobre a atividade relacionada ao documento.
I - Anexo
I - Tabela de Temporalidade de Documentos Sociedade de
Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas;
II - Anexo II
- Complemento Explicativo da Tabela de Temporalidade de
Documentos Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA -
Campinas.
Campinas, 19 de Abril de 2010
LAURO PÉRICLES GONÇALVES
Diretor Presidente
da Sociedade de Abastecimento de Água e Saneamento S/A, SANASA - Campinas
ANEXO II - DEFINIÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS DA TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS
ATIVIDADES DA SOCIEDADE DE ABASTECIMENTO DE ÀGUA E SANEAMENTO S/A
GERÊNCIA DE ATENDIMENTO AO CLIENTE
1- Processo de
Retificação de Contas de Água por Ocorrências
Definição: Processo
que se refere às retificações de contas de água em casos de vazamento, erro e
confirmação de leitura; ocorrência com média estimada, consumo acumulado,
ocorrência técnica (pressão na rede), aberto por requerimento do consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após efetivada a retificação.
2 - Processo de
Instalação e Substituição de Hidrômetro
Definição: Processo
de retificação relativo à instalação e substituição de hidrômetros e hidrantes
(este último somente em processos antigos).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após instalação ou substituição.
3 - Processo de
Inscrição/ Alteração Cadastral de Consumidor
Definição: Processo
de inclusão ou alteração cadastral de consumidor registrado (execução de
alteração no cadastro de consumidores).
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após lançamento de cadastro.
4 - Processo de Isenção
ou Desconto de Consumidor e Entidades Filantrópicas
Definição: Processo
de vigência anual aberto por requerimento, de entidades filantrópicas,
aposentados ou consumidores de baixa renda, contendo documentação exigida, para
obtenção de desconto, isenção ou tarifa social no consumo, previstos por lei.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após encerramento da vigência do
benefício.
5 - Processo de Divida
de Cliente de Baixa Renda
Definição: Processo
aberto por requerimento do consumidor, para encaminhamento e para análise da
Coordenadoria de Serviço Social; levantamento dos débitos do imóvel, com o
objetivo de obter condições diferenciadas de pagamento de dívida de conta de
água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos a partir da geração do termo de
confissão da dívida.
6 - Processo de
Prorrogação de Prazo para Pagamento
Definição: Processo
de solicitação de prorrogação de prazo para pagamento de faturas de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
7 - Processo de
Solicitação de Serviços
Definição: Processo
de solicitação de serviços de manutenção de redes de água e esgoto, pelo
cliente, executados pela empresa.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após resolvida a solicitação.
8 - Processo Para
Vistoria de Projeto Hidráulico
Definição: Processo
para liberação de termo de vistoria de projeto hidráulico, para habite-se ou
alvará, com encaminhamento posterior à Secretaria Municipal de Urbanismo.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após entrega dos termos de
vistoria.
9 - Processo de Inclusão
Cadastral de Ligação de Água do Imóvel e de Extinção de Ligação
Definição: Processo
de inclusão cadastral de ligação de água do imóvel ou extinção (quando feito
extinção definitiva) e retirada toda a extensão de ramais da rede.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação ou da
extinção.
10 - Processo de
Solicitação de Ligação de Esgoto
Definição: Processo
de solicitação de ligação de esgoto no imóvel pelo cliente.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após a execução da ligação de
esgoto.
11 - Processo de
Solicitação para Devolução de Pagamento
Definição: Processo
de solicitação do cliente, para devolução de pagamento indevido da conta de
água, em casos de troca de hidrômetro, duplicidade de conta e vazamentos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após devolução.
12 - Processo para Baixa
de Débito em Aberto
Definição: Processo
gerado com cópia do pagamento do débito em aberto, para cobrança do Banco e
baixa no Sistema Informatizado.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após baixa do débito no Sistema
Informatizado.
13 - Processo de Solicitação
de Abatimento ou Isenção de Débito
Definição: Processo
de Solicitação de Abatimento ou Isenção de Débitos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após a negociação dos débitos.
14 - Processo de
Solicitação e Execução de Serviços de Limpeza
Definição: Processo
de solicitação de clientes para execução de limpeza em caixas de água, fossas e
terrenos da SANASA.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 01 (um) ano após ciência pelo cliente do
deferimento ou indeferimento.
15 - Processo de
Suspensão de Fornecimento de Água
Definição: Processo
de solicitação pelo proprietário do imóvel, para suspensão provisória do
fornecimento de água.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após pagamento dos débitos e
regularização do fornecimento de água.
16 - Relatório de
Inclusão ou Exclusão de Débito Automático
Definição:
Relatório de solicitação, pelo consumidor, de inclusão e/ou exclusão de débito
bancário da fatura de água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
17 - Solicitação de
Fatura Não Entregue
Definição:
Solicitação de fatura, de água / esgoto, não entregue na residência do
consumidor.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após ciência pelo cliente das
providências tomadas.
18 - Processo de
Parcelamento de Débitos
Definição: Processo
no qual o débito de faturas, contratos de serviços são negociados através de
termo de confissão de divida ativas / inativas.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência
19 - Processo de
Contrato para Plano de Expansão
Definição: Processo
de Negociação de dividas ativas na empresa referente a débitos de rede de água
/ esgoto e ligação executada.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 20 (vinte) anos após vigência
20 - Processo de
Solicitação de Ligação de Água e Esgoto
Definição: Processo
no qual o cliente solicita ligação de água e esgoto para o imóvel
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência
GERÊNCIA DE FATURAMENTO
E GESTÃO DE CRÉDITO - ANÁLISE
1 - Dossiê de Relatórios de Análise de Divergências e Ocorrências de Leitura
Definição: Dossiê
mensal, por região de atendimento, com relatórios de diversas modalidades de
análise de consumo com divergências e ocorrências, gerados a partir da primeira
leitura e repasse, com a finalidade de controle de emissão de faturas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
2 - Relatório de Repasse
de Leitura
Definição:
Relatório produzido diariamente pelo CPD da Sanasa, denominado Pasta de
Repasse, que informa as divergências na primeira leitura de consumo de água, ou
ocorrências por região de consumo, com a finalidade de revisão das leituras.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
3 - Relatório de
Fiscalização de Leitura
Definição:
Relatório produzido diariamente pela Coordenadoria de Faturamento, elaborado
após conferência de Relatórios de Análise, informando as distorções de leitura
não resolvidas por repasse, com a finalidade de fiscalização direta pela
Sanasa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois ) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
4 - Formulário de
Leitura Manual
Definição:
Formulário gerado para registro manual de leitura, utilizado nas regiões 21
(grandes consumidores), 22 (órgãos estaduais) e para casos de quebra de coletor
digital.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
5 - Comprovante de
Notificação de Vazamento
Definição:
Documento de comprovação de entrega da notificação de vazamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano emissão.
6 - Relatório Laudo e
Confirmação
Definição:
Relatório acima e abaixo da média de 12 meses, acima de 80 m3, de valores altos
ou com distorção de consumo para realização de terceira confirmação local.
Guarda: Será guardado por 1 (um) mês no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
7 - Relatório de Contas
Retificadas
Definição:
Relatório mensal para pós-faturamento de contas retificadas, após terceira
confirmação local.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
8 - Guia de Cobrança de
Médias de Meses Anteriores
Definição: Guia de
cobrança de média de meses anteriores, feita por impedimento de leitura.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após vigência.
GERÊNCIA DE FATURAMENTO
E GESTÃO DE CRÉDITO - IRREGULARIDADE
1 - Formulário de Irregularidade não Confirmada
Definição:
Solicitação de Serviços (SSE) gerados pelos diversos setores da empresa com
denuncias de irregularidade, que não foram confirmadas pelos fiscais da
empresa.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
2 - Formulário de Falha
na Instalação do Hidrômetro
Definição:
Formulário de Solicitação de Serviços (SD03) para a confirmação de falha na
instalação de hidrômetro por funcionários da empresa para ser corrigida
posteriormente através da confirmação da irregularidade.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 02 (dois) anos após vigência
3 - Formulário de
Denuncia de Irregularidade Confirmada
Definição:
Formulário de Solicitação de Serviços (SSE) para a confirmação de
irregularidade na ligação de água que gera notificação ao cliente.
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência
4 - Processo de Analise
de Irregularidade na ligação de Água
Definição:
Documento instrumentalizador de cobrança e ressarcimento de prejuízos composto
por Solicitação de Serviços (SSEs) de fiscalização/vistoria, descrição da
irregularidade identificada junto à ligação de água, registros fotográficos
comprobatórios da irregularidade, memória de calculo de consumo fraudado e/ou
histórico de aplicação de multas, custos de regularização e cópia da
notificação entregue ao cliente (requerido/requerente).
Guarda: Será guardado por 2 (dois) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência
GERÊNCIA DE FATURAMENTO
E GESTÃO DE CRÉDITO - CORTE
1 - Formulário para Corte de Fornecimento
Definição:
Formulário gerado através de solicitação para corte do fornecimento temporário
na ligação de água nas suas diversas Fases.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento
2 - Formulário para
Restabelecer o Fornecimento
Definição:
Formulário gerado através de solicitação para religação / restabelecer o
fornecimento de água do imóvel.
Guarda: Será guardado por 03 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após encerramento.
GERÊNCIA DE
CONTROLADORIA
1 - Relatório de Controle de Pagamento de Tributos
Definição: Controle
de pagamento de tributos recolhidos pela empresa, referente à prestação de
serviços de fornecedores e reclamações trabalhistas, emitidos pelo sistema
informatizado, com cópias das respectivas notas fiscais e comprovantes
bancários, cujos originais ficam arquivados no controle diário de pagamento do
movimento bancário.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos vigência.
2 - Relatório de
Despesas de Obras da Diretoria Técnica Operacional
Definição:
Relatórios de consumo mensal, relatório de custo médio da Diretoria Técnica
Operacional e relatórios de Ordem de Serviços (ODS), referentes a materiais
para execução de serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência
3 - Relatório Mensal de
Conciliação Bancária de c/c e Investimentos
Definição:
Relatório mensal contendo extratos bancários, espelho bancário emitido por
Contas a Pagar e resumo da conciliação, gerada pela Gerencia Contabilidade, das
contas correntes e investimentos da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 11 (onze) anos após encerramento.
4 - Processo de
Adiantamento de Despesas
Definição: Processo
de prestação de contas de adiantamento, para despesas não previstas para as
Diretorias.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
5 - Relatório Diário de
Pagamentos
Definição:
Relatório de controle de pagamentos referentes a serviços de fornecedores e
aquisição de material, com comprovante de autorização de pagamento (ADP) e uma
via da nota fiscal.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
6 - Relatório Diário de
Movimento Bancário
Definição:
Relatório de controle diário de movimentação bancária, contendo comprovantes e
autorizações de pagamentos e comprovantes de depósitos e controle de
arrecadação de consumo e serviços.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
7 - Relatório de Ativos
e Passivos da Empresa
Definição:
Relatório de fechamento mensal das contas referentes ao plano contábil da
empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após vigência.
8 - Relatório Mensais de
Mapas de Faturamento e Folha de Pagamento
Definição:
Relatórios Mensais de Mapas de Faturamento e Folha de Pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 6 (seis) anos após vigência.
9 - Relatório mensal de
Ativo Fixo
Definição:
Relatório de controle do Ativo e Passivo da empresa, contendo relatórios de
baixa de bens patrimoniais, relatórios de depreciação, ordens de investimento
(ODI) e controles de transferência de obras encerradas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
10 - Comprovantes de
Pagamentos
Definição:
Comprovantes de pagamentos de Contas de Energia Elétrica - Telefone - IPVA,
IPTU - Contingências Cíveis e Trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após encerramento
11 - Via de Notas
Fiscais de Saída
Definição: Notas
Fiscais geradas (manualmente) pela SANASA para a devolução de mercadorias,
remessa para manutenção de equipamentos, doações entre outros, GIA - Declaração
enviada aos Órgãos Estaduais onde informa as apurações de ICMS.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão.
12 - Cópias de
Documentos Relativos a Obrigações Solidárias
Definição: Cópia de
Contratos de empresas prestadoras de Serviços Terceirizados a SANASA, e cópia
de Folha de Pagamento, FGTS, INSS, Sefip e Materiais Aplicados em Obras destes
contratos.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
13 - Comprovantes de
Documentos de Obrigações Tributarias
Definição: Declarações
enviadas a Secretaria da Receita Federal do Brasil como: DIRF, DCTF, DACON,
DIPJ, e DARFs e GPS (manuais), documentos de arrecadação.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após vigência.
GERÊNCIA DE SERVIÇOS
ADMINISTRATIVOS
1 - Processo de Eliminação de Documentos
Definição: Processo
gerado para cumprir norma de procedimentos para a Eliminação de Documentos produzidos
ou recebidos pela empresa durante suas atividades, conforme
Decreto
15.425
/2006 e
Ordem
de Serviço 627
/2007.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente
2 - Processo de
Aprovação ou Atualização da Tabela de Temporalidade de Documentos
Definição:
Documento gerado para cumprir norma de procedimentos para oficialização de
Tabela de Temporalidade de Documentos de acordo com
Decreto
15.425
/2006, dos
Documentos produzidos ou recebidos pela empresa durante suas atividades.
Composto por Formulário de Levantamento de Séries Documentais e Minuta da
Tabela.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
da empresa.
Destinação Final: Preservação permanente
GERÊNCIA DE FINANÇAS E
MERCADO - CONTAS A RECEBER
1 - Relatório de Pagamentos de Consumidores
Definição:
Relatórios de controle de documentos liquidados por compensação bancária de
pagamentos de consumo de água, informando banco, dia e forma de pagamento,
cujos dados são recebidos por transmissão em meio magnético, gerada por
instituições da rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
2 - Relatório Analítico
de Movimento Diário de Arrecadação
Definição: Relatório
diário analítico da consistência de arrecadação, resultado das transmissões em
meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na rede bancária,
diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
3 - Relatório de
Fechamento do Movimento Diário de Baixa Consolidada
Definição:
Relatório fechamento da consistência diária de arrecadação, resultado das
transmissões por meio magnético dos recebimentos de conta de água/esgoto na
rede bancária, diariamente, por banco e tipo de pagamento.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
4 - Relatório Diário de
Consistência da Carteira de Serviços
Definição:
Relatório analítico diário de consistência de pagamento da carteira de serviço
(ex. ligação água e esgoto, etc.) dados recebidos por transmissão em meio
magnético dos bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
5 - Relatório Mensal de
Fechamento da Carteira de Serviços
Definição:
Relatório mensal de fechamento de pagamentos da carteira de serviço (ex.
Caminhão pipa, prolongamento rede etc.), transmitidos em meio magnético pelos
bancos conveniados.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
6 - Relatório de
Parcelamento de Pagamentos de Consumo de Água
Definição:
Relatório de consistência e fechamento do parcelamento, cancelamento e baixa de
contas de água que foram parceladas, transmitidas em meio magnético pelos
bancos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
7 - Relatório Mensal de
Pagamentos de Consumo
Definição:
Relatório contendo todos os pagamentos diários de água/esgoto recebidos por
dia, acumulados durante o mês.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
8 - Relatório de
Inadimplência de Consumo
Definição:
Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência, por categoria na
carteira de consumo água/esgoto.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
9 - Relatório de
Inadimplências
Definição:
Relatório de análise e acompanhamento da inadimplência nas carteiras,
Água/esgoto, Parcelamento e Serviços,
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
10 - Relatório de Saldos
Definição:
Relatório de posição saldo das carteiras de Parcelamento e Serviços vencidos e
a vencer.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
11 - Relatório de
Encontro de Contas
Definição:
Relatório com valores analíticos da inadimplência dos órgãos públicos, e
negociações entre as partes.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
12 - Relatório de Inadimplência
de Órgãos Públicos
Definição:
Relatório de acompanhamento de inadimplência dos órgãos públicos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos.
13 - Relatório de
Pagamento de Órgãos Públicos
Definição:
Relatório dos pagamentos efetuados por órgãos públicos junto á rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 2 (dois) anos.
14 - Relatório Bancário
de Liquidação
Definição: Extrato
gerado pelo banco de movimentação de títulos recebidos.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano.
15 - Relatório Diário de
Baixa
Definição:
Relatório gerado através dos fechamentos diários, com toda a baixa feita no movimento
diário.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
16 - Relatório de
Pagamentos de Consumo em Atraso
Definição:
Relatório diário transmitido pelo banco em meio magnético, contendo pagamento
de segunda via de conta água/esgoto paga pelo consumidor, depois da data limite
de pagamento estipulada no documento. A baixa do mesmo é tratada manualmente
pelo Contas a receber.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
17 - Comprovante de
Pagamento de Conta de Água / Esgoto
Definição:
Comprovante bancário de pagamento de contas de água/esgoto autenticadas, na
rede bancária.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
18 - Relatório Diário de
Cancelamento de Débito
Definição:
Relatório diário com os cancelamentos de água/esgoto, executado pelo Contas a
Receber, devidamente autorizado pela Diretoria Comercial.
Guarda: Será guardado por 3 (três) meses no do órgão produtor, após no Arquivo
Geral da empresa, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
GERÊNCIA DE RECURSOS
HUMANOS
1- Cartão Ponto Mecânico
Definição:
Registros de Frequência para pagamento de salários e horas extras / Direitos
trabalhistas.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
2 - Relatório de
Frequência de Funcionários
Definição: Registros
de Frequência para pagamentos de salários e horas extras / Direitos
trabalhistas, por cartão ponto eletrônico.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
3 - Comprovante de
Compras em Supermercados
Definição:
Comprovantes de Compras em Supermercados, pelos funcionários, para descontos em
holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
4- Comprovante de
Entrega de Vales Cestas Natal
Definição:
Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
5 - Comprovante de
Compras em Farmácia
Definição:
Comprovantes de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
6 - Comprovante de
Compras em Papelarias
Definição:
Comprovante de Compras em papelarias conveniadas, pelos funcionários, para
descontos em holerite.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
7 - Comprovante de
Entrega de Benefícios
Definição:
Comprovante de entrega de benefícios do trabalhador.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos.
8 - Relatório de Folha
de Pagamentos
Definição:
Relatório descriminado dos valores pagos mensalmente aos empregados da empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após vigência.
9 - Comprovante de
Entrega de Benefícios
Definição: Relação
descriminada dos empregados que receberam o beneficio do auxilio transporte
mensal
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão.
10 - Prontuário de
Funcionário
Definição: Pasta
para arquivo dos documentos relacionados ao empregado durante o período de
serviços prestados na empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo
empregatício.
11 - Relação de Fundo de
Garantia
Definição:
Relatório mensal de deposito de fundo de garantia por tempo de serviço feito a
todos os empregados da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 30 (trinta) anos após emissão.
12 - Relação de Salário
Educação
Definição: Relação
dos empregados que tiveram o crédito do salário educação na folha de pagamento
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 10 (dez) anos após emissão
13 - Relatório de
Crédito Bancário
Definição:
Relatório descriminado dos valores pagos aos empregados mensalmente
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 10 (dez) anos após emissão
14 - Relação de Seguro
de Vida
Definição:
Relatório com a descrição dos salários dos empregados para a empresa
asseguradora, comprovando a efetivação do pagamento.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 5 (cinco) anos após emissão
15 - Relatório com Resumo
da Folha de Pagamento
Definição: Relação
dos códigos e valores informados na folha de pagamento da empresa
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após vigência
16 - Formulário de
Registro de Empregados do Departamento de Água e Esgoto
Definição:
Formulário de registro de empregados do DAE descriminando os acontecimentos
ocorridos no período trabalhado na empresa.
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação 60 (sessenta) anos após extinção de vinculo
empregatício
17 - Comprovantes de
Entrega de Benefícios Plantão
Definição: Relação
dos empregados que receberam benefícios do vale refeição plantão
Guarda: Será guardado por 1 (um) ano no órgão produtor, após no Arquivo Geral
até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após emissão
GERÊNCIA DE COMPRAS E
LICITAÇÕES
1 - Processo de Licitação de Obras.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de proceder à contratação de obras, entendida obra como toda construção,
reforma, recuperação ou ampliação, por meio das modalidades licitatórias
previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante a execução da obra será guardado pela Gerência de
Compras e Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao
Arquivo Geral da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
2 - Processo de
Licitação para Contratação de Serviço Técnico Especializado ou Cultural.
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de contratar serviços técnicos especializados ou culturais, por meio das
modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
3 - Processo de
Licitação para Aquisição, Alienação, Permuta de Bens Imóveis
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de adquirir, permutar ou alienar bens imóveis, por meio das modalidades
licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa para guarda permanente.
Destinação Final: Preservação permanente.
4 - Processo de
Licitação Contratação de Serviço Comum e Locação de Imóveis
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de proceder à contratação de serviços comuns e locação de imóveis, por meio das
modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.
5 - Processo de
Licitação para Aquisição e Alienação de Material de Consumo e Bens Moveis
Definição: Reúne
documentos autuados e registrados sob um número de protocolo com a finalidade
de adquirir materiais de consumo e bens moveis, por meio das modalidades
licitatórias previstas em lei.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 12 (doze) anos após encerramento.
6 - Processo de Compras
Modalidade Expressa
Definição: Processo
produzido com a finalidade de proceder á compra ou contratação de prestadores
de serviços de forma expressa sem exigência de licitação pela lei devido aos
valores.
Guarda: Será guardado durante o período de vigência pela Gerência de Compras e
Licitações; 3 (três) meses após encerramento, será transferido ao Arquivo Geral
da empresa, onde aguardará o prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 05 (cinco) anos após vigência.
GERÊNCIA DE PRODUÇÃO E
OPERAÇÃO - ANÁLISE E CONTROLE
1 - Processo de Solicitação de Analise de Água.
Definição: Processo
gerado para solicitação de analise de água tratada, minas e poços na região
metropolitana de Campinas, sendo estas análises bacteriológicas e
físico-químicas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 1 (um) ano após emissão.
GERÊNCIA DE PRODUÇÃO E
OPERAÇÃO - OPERAÇÃO DE ÁGUA E ADMINISTRAÇÃO
1 - Processo de Solicitação de Caminhão de Água.
Definição: Processo
de solicitação do cliente para abastecimento com caminhão de água nos bairros
não atendidos pela rede, no município de Campinas.
Guarda: Será guardado por 06 (seis) meses no órgão produtor, após no Arquivo
Geral até prazo de eliminação.
Destinação Final: Eliminação em 3 (três) anos após vigência