Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.

COMUNICADO Nº 01/2023

(Publicação DOM 10/04/2023 p.02)

Dispõe sobre a restrição de movimentação física e a digitalização para preservação de documentos com uso administrativo da série documental Processos para Licença de Obras Particulares de Edificações custodiados pelo Arquivo Municipal de Campinas.

Considerando a responsabilidade de preservação de documentos de valor permanente sob custódia da instituição arquivística como estabelece a Lei Federal 8.159 de 1991;
Considerando que o Decreto Municipal nº 21.878, de 4 de janeiro de 2022 estabelece no art. 10 que todos os documentos produzidos pela administração municipal até o ano de 1950 são considerados de valor permanente;
Considerando que no Decreto Municipal nº 18.839, de 26 de agosto de 2015 que dispõe sobre a tabela de temporalidade de documentos produzidos e acumulados em decorrência das competências da Secretaria Municipal de Urbanismo, os protocolados administrativos que compõe a série documental Processos para Licença de Obras Particulares de Edificações tem como destinação a guarda permanente;
Considerando que são requeridos para uso administrativo, processos cujos protocolados principais com data anterior ao ano de 1950;
Considerando que são requeridos para uso administrativo, protocolados relativos a imóveis tombados pelos órgãos do Patrimônio Cultural nacional, estadual ou municipal que contém informações sobre a construção original e eventuais intervenções posteriores nos referidos imóveis, compondo documentação indispensável para as ações de preservação das edificações.

A Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal estabelece as seguintes medidas para preservação de documentos da série Processos para licença de obras particulares de edificações, garantindo o acesso a eles para atendimento de atividades administrativas:
1)  Todos os protocolados que tenham sido produzidos até a data de 1950 e todos os protocolados relativos a imóveis tombados pelo Patrimônio cultural nacional, estadual ou municipal não serão mais emprestados fisicamente às Secretarias Municipais e à Administração Indireta.
2)  Também poderão ser retidos fisicamente, analisando-se caso a caso, protocolados com data até 1970, quando se julgar necessário para garantia de preservação.
3)  A consulta aos originais, quando necessáriapoderá ser realizada presencialmente no Arquivo Municipal, mediante agendamento.
4)  Quando o processo cujo protocolado principal com ano até 1950 possuir protocolado(s) juntado(s) de ano(s) posterior(es):
a) proceder-se-á a separação física desses juntadas, com elaboração dos respectivos termos de separação (veja item 7) e no sistema de Protocolo;
b) será solicitado que seja feita NOVA requisição eletrônica do(s) protocolado(s) separado(s) com data posterior a 1950. Em caso vários protocolados, será feita a juntada no protocolado de data mais antiga, acima de 1950.
5)  Serão disponibilizados CÓPIAS DIGITAIS por meio processo do SEI-Campinas para atendimento de necessidades administrativas:
a) Pelo primeiro requerimento eletrônico de TODOS os protocolados com data até 1950 que não tenham juntadas de datas posteriores;
b) Pelo primeiro requerimento eletrônico de TODOS os protocolados relativos a imóveis tombados pelos órgãos de Patrimônio cultural;
c) Pelo primeiro requerimento eletrônico de os protocolados com data até 1970, EVENTUALMENTE retidos pelo Arquivo Municipal em situações que requeiram cuidados com a preservação dos originais, que não tenham juntadas de datas posteriores.
d) Por meio de SEGUNDO REQUERIMENTO eletrônico, nos casos de protocolados com data até 1950 e os com data até 1970, eventualmente retidos, que tiveram juntadas de anos posteriores separadas e enviadas fisicamente ao setor requerente.
6)  As cópias digitais dos protocolados ficarão armazenadas em processos do SEI cujo número constará no campo DESCRIÇÃO da tela de consulta de processos do Sistema de Protocolos-PMC.
7)  Quando houver separação de juntadas serão inseridos pelo Arquivo Municipal, dois TERMOS DE SEPARAÇÃO DE PROTOCOLADOS nos protocolados que compunham a juntada com os textos abaixo:
a) PROTOCOLADO PRINCIPAL ORIGINAL (inserido no protocolado mais antigo, que foi separado da juntada). 
O presente protocolado de nº (número do protocolado mais antigo retido no Arquivo Municipal) com data de (data do protocolado retido no Arquivo Municipal com data até 1950 e eventualmente com data até 1970) teve sua juntada de protocolado de nº (número do protocolado com data imediatamente posterior ao que foi retido no Arquivo Municipal) com data de (data do protocolado separado posterior a 1950 ou 1970) e juntadas posteriores de único volume, separadas na data deste termo pelo Arquivo Municipal de Campinas, a partir da folha de nº (folha a partir da qual houve a separação), para conservação deste e das juntadas anteriores ao protocolado separado.
Informações sobre todas as juntadas originais posteriores às anexadas neste protocolado, compondo um ou mais volumes, poderão ser obtidas no Sistema de Protocolo PMC.
A separação se deu em razão de que os protocolados com data até 1950 devem ter a preservação garantida por serem considerados de valor permanente, conforme artigo 10, parágrafo único do Decreto Municipal nº 21.878, de 4 de janeiro de 2022.
A separação de protocolados com datas posteriores a 1950, também poderá ocorrer em caso de situação precária de conservação dos mesmos.
Data da separação: 11/11/1111
b) NOVO PROTOCOLADO PRINCIPAL(inserido no protocolado que foi separado ou novo protocolado principal, se houver juntadas)
O presente protocolado de nº (número do protocolado com data imediatamente posterior ao que foi retido no Arquivo Municipal) com data de (datado protocolado separado posterior a 1950 ou 1970) passa a tramitar a partir da data deste termo como novo protocolado principal de juntadas de datas posteriores, de único volume tendo sido separado do protocolado principal original de nº (número do protocolado mais antigo retido no Arquivo Municipal) com data de (data do protocolado retido no Arquivo Municipal com data até 1950 e eventualmente com data até 1970) a partir da folha de número (folha a partir da qual houve a separação).
A separação se deu em razão de que os protocolados com data até 1950 devem ter a preservação garantida por serem considerados de valor permanente, conforme artigo 10, parágrafo único do Decreto Municipal nº 21.878, de 4 de janeiro de 2022.
A separação de protocolados com datas posteriores a 1950, também poderá ocorrer em caso de situação precária de conservação dos mesmos.
O Arquivo Municipal disponibiliza por meio do SEI cópias digitalizadas do protocolado principal original e de todas as juntadas anteriores à data de (datado protocolado separado posterior a 1950 ou 1970)
Para verificar se já foram digitalizadas consulte o Sistema de Protocolo-PMC e verifique se há o nº do SEI no campo DESCRIÇÃO.
Para solicitar a digitalização desses protocolados fazer o requerimento de empréstimo ao Arquivo Municipal no Sistema de Protocolo-PMC.
Data da separação: 11/11/1111

Campinas, 06 de abril de 2023

ANTONIO CARLOS GALDINO
Coordenador Departamental