DECRETO Nº 18.702, DE 13 DE ABRIL DE 2015
(Publicação DOM 14/04/2015 p.01)
Institui o Sistema Eletrônico de Informações na Prefeitura Municipal de Campinas.
O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO a necessidade de padronizar e disciplinar os procedimentos de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito da Prefeitura Municipal de Campinas;
CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar e racionalizar a gestão de documentos, otimizar o fluxo de trabalho, proporcionar e garantir segurança e confiabilidade de informações; e
CONSIDERANDO a necessidade de facilitar a pesquisa e aumentar a celeridade da disponibilização de informações e reduzir os custos operacionais e de armazenamento da documentação,
DECRETA:
Art. 1º Fica instituído o Processo Administrativo Eletrônico como meio de tramitação de processos administrativos, informações e documentos do Município de Campinas.
§ 1º O Sistema Eletrônico de Informações, da Prefeitura Municipal de Campinas - SEI-PMC, é o sistema oficial de tramitação de processos eletrônicos administrativos e informações em meio digital do Município de Campinas.
§ 2º Nos casos em que for utilizado o SEI-PMC este substitui o sistema PMC para todos os fins, inclusive na geração de número de processo e como ferramenta de localização e tramitação de processos e documentos.
§ 3º Os documentos e processos eletrônicos produzidos ou inseridos no SEI-PMC dispensam sua formação e tramitação física.
§ 4º O SEI-PMC deverá ser utilizado por todas as unidades da Administração Direta e Indireta do Município na tramitação de processos e documentos entre si, bem como na tramitação de processos junto a outras entidades que suportem o formato eletrônico.
§ 5º O sistema de Processos Administrativos (PMC) atualmente em uso pela Prefeitura de Campinas será utilizado concomitantemente ao SEI-PMC, pelo prazo de 06 (seis) meses.
§ 6º O prazo previsto no § 5º deste artigo poderá ser prorrogado, nos termos do art. 5º deste Decreto.
Art. 2º São diretrizes do SEI-PMC:
I - garantia da confiabilidade e integridade das informações relativas a documentos e processos realizados;
II - transparência;
III - gestão visando a facilidade e agilidade na obtenção de informações gerenciais e de caráter estratégico relativas a documentos e processos, bens e serviços administrativos;
IV - celeridade no andamento processual e na movimentação de documentos no âmbito da administração direta e indireta do Município de Campinas;
V - adoção de práticas de gestão alinhadas com os princípios da sustentabilidade e com a redução dos impactos ambientais decorrentes da atividade institucional.
Art. 3º Compete à Secretaria Municipal de Chefia de Gabinete do Prefeito (SMCGP), na qualidade na qualidade de Órgão Gestor do SEI-PMC:
I - dispor, por meio de Resolução, sobre os procedimentos a serem observados no âmbito do processo eletrônico;
II - elaborar e disseminar instrumentos orientadores do sistema;
III - gerenciar o sistema de permissões, cadastrar e gerenciar usuários, estabelecer e gerenciar os perfis de acesso;
IV - gerir e manter o sistema atualizado e alinhado às necessidades operacionais da Prefeitura;
V - promover a capacitação de servidores;
VI - avaliar os resultados e propor os ajustes necessários visando o aprimoramento do sistema.
§ 2º Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pelo Órgão Gestor do SEI-PMC;
Art. 4º Poderão ser cadastrados como usuários do sistema os servidores e empregados da administração direta e indireta, bem como aqueles que mantenham relação contratual com a Prefeitura Municipal de Campinas, respeitados os critérios para definição de perfil estabelecidos pelo Órgão Gestor do SEI.-PMC.
§ 1º Poderá ser franqueado o acesso a processos específicos no âmbito do SEI-PMC a pessoas físicas não vinculadas à Administração Pública Municipal de acordo com critérios defi nidos pelo Órgão Gestor do SEI-PMC.
§ 2º O credenciamento do usuário externo será realizado mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada identificação do interessado, perante servidor autorizado.
§ 3º Ao credenciado será atribuído registro e meio de acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação e a autenticidade de suas comunicações.
§ 4º O credenciamento no SEI-PMC de servidores públicos e de pessoas físicas não vinculadas à Administração Pública Municipal é ato pessoal e intransferível, estando condicionado à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema, com a consequente responsabilização do usuário em caso de uso indevido.
Art. 5º A implantação do SEI-PMC no âmbito da administração direta e indireta do Município de Campinas será gradual, de acordo com as normas complementares propostas pelo Órgão Gestor do SEI-PMC.
Art. 6º O SEI-PMC ficará disponível, preferencialmente, no endereço de internet sei.campinas.sp.gov.br ou em outro definido pelo Órgão Gestor do SEI-PMC.
Art. 7º São deveres de todos os usuários do SEI-PMC:
I - verificar a existência de processos tramitados eletronicamente para a unidade à qual o usuário está vinculado;
II - usar adequadamente o SEI-PMC;
III - registrar todas as atividades de gestão documental no SEI-PMC;
IV - não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo em decorrência de decisão competente na esfera legal;
V - manter a cautela necessária na utilização do SEI-PMC, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações do sistema;
VI - encerrar a sessão de uso do SEI-PMC ou bloquear a estação de trabalho sempre que se ausentar do computador, evitando assim a possibilidade de uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;
VII - evitar o uso de senhas compostas de elementos facilmente identificáveis por possíveis invasores, tais como, nome do próprio usuário, nome de membros da família, datas, números de telefone, letras e números repetidos, entre outros;
VIII - responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam por em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou das transações em que esteja habilitado;
IX - não fornecer a sua senha de acesso ao SEI-PMC a outros usuários;
X - comunicar ao Órgão Gestor do SEI-PMC toda e qualquer mudança percebida em privilégios, inferiores ou superiores, de acesso ao sistema de disponibilização para alteração de documentos e processos estabelecidos para seu perfil.
XI - os titulares das respectivas unidades são responsáveis pela comunicação e alteração dos perfis e da lotação dos servidores usuários.
Parágrafo único. O descumprimento ao disposto neste artigo implicará a apuração de responsabilidade, na forma da legislação em vigor.
Art. 8º Em caso de inoperabilidade parcial ou completa do SEI-PMC ou de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-PMC, estes poderão ser produzidos em papel, com assinatura manuscrita da autoridade competente.
§ 1º Na hipótese do caput deste artigo os documentos deverão ser digitalizados e inseridos no SEI-PMC imediatamente quando do restabelecimento e disponibilidade do sistema, sendo prioritários os documentos que devam ser apreciados com urgência em virtude de prazo legal instituído, juntamente com o registro da data e hora da impossibilidade técnica;
§ 2º Considera-se para efeitos da instrução processual a data e o horário do recebimento do documento físico na unidade que efetuar o recebimento.
§ 3º Todos os documentos recebidos em virtude da inoperabilidade parcial ou completa do SEI-PMC ou de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no SEI-PMC devem ser entendidos como documentos comprobatórios, inclusive para fins de arquivo.
§ 4º O Órgão Gestor do SEI-PMC divulgará no portal de internet da Prefeitura as informações sobre a indisponibilidade do SEI-PMC.
Art. 9º Os processos eletrônicos no âmbito do SEI-PMC deverão ter:
I - numeração única gerada automaticamente pelo sistema, em formato definido pelo Órgão Gestor do SEI-PMC;
II - registro de data e horário conforme horário oficial de Brasília;
III - nome atribuído ao documento eletrônico que faça referência ao seu conteúdo, a fim de facilitar a compreensão do histórico do processo.
Art. 10. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI-PMC terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura eletrônica, que poderá ser:
I - assinatura cadastrada, baseada em credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha;
II - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
§ 1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para utilização do sistema.
§ 2º Para todos os efeitos legais, no âmbito do SEI-PMC, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a mesma validade, o que substitui para todos os fins outras formas de assinatura, inclusive aquela aposta em documento físico.
§ 3º Os documentos gerados eletronicamente que tiverem sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas terão o mesmo valor probante, para todos os fins de direito, que os documentos arquivados em papel ou em outra forma ou meio legalmente admitidos.
§ 4º Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável, devido ao grande volume ou por motivo de ilegibilidade, devem ser identificados e indicados no sistema eletrônico, podendo ser mantidos nas unidades ou nos setores responsáveis, pelo tempo necessário à conclusão do respectivo processo.
Art. 11. Os autos dos processos eletrônicos devem ser protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e de armazenamento digital que garantam a autenticidade, preservação e integridade dos dados, sendo dispensada a sua formação física.
Art. 12. As unidades que tiverem cadastro no SEI-PMC ficam responsáveis por tomar conhecimento dos processos eletrônicos a elas encaminhados, devendo instruí-los em tempo hábil e promover o encaminhamento a outras unidades conforme competência.
§ 1º A tramitação no SEI-PMC ocorrerá mediante o direcionamento eletrônico do processo à próxima unidade que nele deverá atuar.
§ 2º Toda movimentação gerada no SEI-PMC será registrada com a indicação da data e horário de sua realização e a identificação do usuário que lhe deu causa, informação essa acessível às partes cadastradas em cada processo.
§ 3º As anulações e retificações de eventos realizados pelos usuários deverão ser justificadas e registradas no histórico do processo.
§ 4º Após a publicação, assinatura e visualização por outros usuários, os documentos não poderão ser alterados ou excluídos, sendo a retificação realizada pela inclusão de novo documento.
§ 5º Em caso de recebimento de processo eletrônico fora de sua competência, a unidade que o recebeu deverá devolvê-lo ao remetente, informando o motivo.
§ 6º A autuação e as juntadas serão efetuadas em meio eletrônico no âmbito do próprio sistema.
Art. 13. O processo será arquivado quando determinado pela autoridade competente.
Art. 14. Observado o disposto na legislação arquivística brasileira e nas normas municipais específicas de temporalidade, os documentos originais, independentemente do meio onde forem gerados, após serem arquivados eletronicamente, poderão ser eliminados ou transferidos para outro local.
Art. 15. Os documentos externos recebidos em formato eletrônico ou que forem digitalizados e inseridos no SEI-PMC serão considerados como originais, tramitando somente em meio eletrônico.
Art. 16. As certidões, os contratos, as notas fiscais e os demais documentos comprobatórios originais emitidos por entes externos à administração municipal deverão ser mantidos em arquivo, após inserção no SEI-PMC, nos respectivos órgãos da administração direta ou indireta, que deverão promover a guarda determinada, nos termos estabelecidos em normas municipais de temporalidade.
Parágrafo único. Antes de seu envio para arquivamento, o número do documento gerado pelo SEI-PMC, juntamente com a palavra SEI, deve ser registrado fisicamente na parte superior direita do documento.
Art. 17. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 18. Ficam revogadas as disposições em contrário.
Campinas, 13 de abril de 2015
JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal
MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário de Assuntos Jurídicos
MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário-Chefe de Gabinete
Redigido no Departamento de Consultoria Geral, da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme os elementos constantes no protocolado nº 2015/10/17.473, em nome do Departamento de Informatização - DEINFO, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.
MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário-Chefe de Gabinete do Prefeito
