Secretaria Municipal de Justiça
Procuradoria-Geral do Município de Campinas
Coordenadoria de Estudos Jurídicos e Biblioteca
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.
DECRETO Nº 15.425 DE 24 DE MARÇO DE 2006
(Publicação DOM 25/03/2006 p.1-2)
Dispõe sobre a criação da Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais, da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais no âmbito da Administração Pública de Campinas e dá outras providências
O Prefeito Municipal de Campinas, no uso de suas atribuições legais, e
CONSIDERANDO a necessidade de agilizar as comunicações administrativas e aperfeiçoar as atividades arquivísticas dos Órgãos da Administração Pública Municipal, visando a implantação da política de Gestão de Documentos Municipais;
CONSIDERANDO a responsabilidade dos Órgãos da Administração Municipal na proteção e conservação dos documentos de valor probatório, informativo, cultural e histórico;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no Arquivo Municipal, nos Arquivos das Secretarias Municipais e nos Órgãos da Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica;
CONSIDERANDO o relevante interesse público na instituição de um Sistema Único de Arquivamento e Conservação de Documentos Públicos Municipais, nos termos do
DECRETA:
I - integrar as atividades do Protocolo Geral, das áreas de expediente das Secretarias Municipais, Empresas Públicas, Autarquias, Fundações Municipais e do Arquivo Municipal;
II - propor diretrizes, atos legais e medidas administrativas para implantação de um Sistema de Gestão de Documentos Públicos Municipais;
III - propor critérios de organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos, de modo a propiciar o acesso mais amplo possível às informações neles contidas, garantido o direito dos cidadãos à informação;
IV - participar, propor e desenvolver estudos de projetos e programas para a integração das atividades de gestão de documentos às soluções tecnológicas de informática;
V - propor e orientar as ações relacionadas à implantação das Comissões de Avaliação de Documentos criadas nesta oportunidade.
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Coordenador do Protocolo Geral;
III - um Procurador Municipal;
IV - um funcionário de carreira da Secretaria Municipal de Chefia de Gabinete com conhecimento específico na gestão de expediente da Prefeitura Municipal de Campinas.
Art. 4º A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais consistirá num grupo multidisciplinar, vinculada à Secretaria Municipal de Administração, e terá as seguintes competências:
I - executar as diretrizes emanadas da Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais;
II - coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais, respeitada a legislação específica de cada Órgão;
III - homologar as decisões das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais para as eliminações de documentos ou recolhimento permanente ao Arquivo Municipal, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade do Município;
IV - aprovar as amostragens e seleção de documentos previamente destinados à eliminação;
V - dirimir dúvidas relativamente à destinação final dos documentos municipais;
VI - avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação e Documentos Municipais;
VII - reunir as propostas das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais em um único Quadro de Classificação Funcional de Documentos e respectivas Tabelas de Temporalidade, incumbindo-se também de sua atualização;
VIII - supervisionar as atividades de avaliação, transferências e recolhimentos de documentos, de acordo com a as Tabelas de Temporalidade.
Art. 5º A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será constituída pelos seguintes membros:
I - o Coordenador do Arquivo Municipal;
II - o Chefe do Setor do Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal;
III - o Chefe do Setor de Pesquisa e Divulgação do Arquivo Municipal;
III - um servidor da Secretaria Municipal de Finanças;
IV - um servidor da Secretaria Municipal de Recursos Humanos;
V - um procurador municipal da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos;
VI - um representante de empresa pública ou autarquia Municipal;
VII - um servidor da Prefeitura Municipal de Campinas da carreira de historiador.
§ 1º Os integrantes da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais serão indicados pelas suas respectivas Secretarias ou Órgãos, no prazo de 15 (quinze) dias, a contar da publicação deste Decreto.
§ 2º O período do mandato dos membros da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será de 02 (dois) anos, com exceção do servidor que ocupa a Coordenação do Arquivo Municipal, que terá assento enquanto exercer a Chefia do respectivo Setor.
§ 3º O Presidente da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais será o Coordenador do Arquivo Municipal de Campinas.
Art. 6º As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser nomeadas no âmbito das Secretarias Municipais e das Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações, encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, por meio de portarias, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da publicação deste Decreto.
Art. 7º Compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais:
I - promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;
II - elaborar a proposta de Quadro de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade, relacionada aos documentos produzidos e acumulados pela respectiva Secretaria Municipal, Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação, encaminhando-a para apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais;
III - propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;
IV - deferir as propostas de eliminações de documentos correspondentes à sua área de atuação, e ao recolhimento de documentos de valor permanente, a serem encaminhados para homologação à Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais;
V - acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação;
VI - solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou do seu volume;
VII - indicar um ou mais de seus membros para presenciar a eliminação dos documentos públicos municipais, objeto de deferimento pela Comissão, lavrando a respectiva ata.
Art. 8º As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser compostas por número ímpar, com pelo menos 03 (três) membros, designados pelo titular de cada Pasta, ou pelo presidente da Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação Municipal, conforme o caso.
§ 1º O mandato dos membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais será de 01 (um) ano, podendo ser reconduzidos.
§ 2º Os servidores designados para comporem as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão ser funcionários de carreira, com conhecimento da estrutura organizacional, das funções exercidas, da produção e tramitação de documentos nas respectivas áreas de atuação, ou seus representantes oficialmente indicados.
§ 3º Deverá ser nomeado para compor cada uma das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais o servidor responsável pela área de Expediente da respectiva Secretaria Municipal, Sociedade de Economia Mista, Empresa Pública, Autarquia ou Fundação.
§ 4º Os membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais deverão escolher, dentre os seus componentes, o responsável pela coordenação dos trabalhos.
Art. 9º A Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais poderá solicitar a constituição de grupos de trabalhos auxiliares, bem como convocar especialista identificado com as áreas cujos documentos estiverem sendo organizados ou avaliados.
Art. 10. Fica proibida a eliminação de quaisquer documentos pelas Secretarias Municipais, Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas, Autarquias e Fundações, encarregadas da gestão de serviços públicos municipais, sem a aprovação das respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais e da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, nos termos deste Decreto.
Art. 11. Fica proibida a eliminação dos documentos de valor permanente, assim considerados todos aqueles documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Administração Pública Municipal de Campinas até o ano de 1940.
Parágrafo único. Os documentos produzidos, recebidos ou acumulados posteriormente ao ano de 1940 serão submetidos ao processo de avaliação para guarda permanente ou eliminação, obedecendo aos procedimentos definidos neste Decreto e em normas posteriormente estabelecidas.
Art. 12. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, na forma do art. 25 da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
Art. 13. A eliminação de documentos poderá ser proposta por qualquer órgão da Administração Municipal.
Parágrafo único. Ficará a cargo da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais estabelecer os procedimentos técnicos e administrativos para eliminação de documentos públicos municipais, tendo em vista a Resolução nº 07, de 20/05/1997 do Conselho Nacional de Arquivos.
Art. 14. A Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos deverá fornecer à Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos as informações atualizadas acerca das ações judiciais encerradas ou em curso, nas quais o Município de Campinas figure como autor ou réu, para que se possa dar cumprimento aos prazos prescricionais e precaucionais de guarda previstos nas Tabelas de Temporalidade de Documentos.
Art. 15. Os membros integrantes das Comissões criadas por este Decreto não serão remunerados, nem receberão vantagem de qualquer espécie pela nomeação.
Art. 16. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 17. Ficam revogadas as disposições em contrário.
Campinas, 24 de março de 2006
DR. HÉLIO DE OLIVEIRA SANTOS
Prefeito Municipal
ANTONIO CARIA NETO
Secretário Municipal de Assuntos Jurídicos em exercício
SAULO PAULINO LONEL
Secretário Municipal de Administração
REDIGIDO NA COORDENADORIA SETORIAL TÉCNICO-LEGISLATIVA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS, CONFORME ELEMENTOS CONSTANTES DO PROTOCOLADO Nº 05/10/59113, EM NOME DE SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO E PUBLICADO NA SECRETARIA DE CHEFIA DE GABINETE DO PREFEITO.
DRA. ROSELY NASSIM JORGE SANTOS
Secretária-Chefe de Gabinete
RONALDO VIEIRA FERNANDES
Diretor do Departamento de Consultoria Geral