RESOLUÇÃO SME/SMG Nº 01, DE 08 DE AGOSTO DE 2023

(Publicação DOM 09/08/2023 p.03)

Estabelece procedimentos e diretrizes para a preservação do patrimônio arquivístico da Secretaria Municipal de Educação, nos termos que especifica.

O Secretário Municipal de Educação no uso das atribuições que lhe confere o Art. 2º da Resolução SME/FUMEC nº 4, de 18 de julho de 2007, e o Secretário de Governo no uso das atribuições do seu cargo e,
CONSIDERANDO a Lei Orgânica do Município, de 30 de março de 1990;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006, que dispõe sobre a criação da Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais, da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais e das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos Municipais no âmbito da Administração Pública de Campinas e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 16.122, de 10 de janeiro de 2008, que dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta Municipal;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 17.750, de 22 de outubro de 2012, que dispõe sobre a tabela de temporalidade de documentos produzidos e acumulados pelos Núcleos de Ação Educativa Descentralizada e Unidades Educacionais do Sistema Municipal de Ensino;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 21.878, de 4 de janeiro de 2022, que regulamenta no âmbito do Poder Executivo do Município de Campinas a técnica e os requisitos para digitalização de documentos públicos municipais;
CONSIDERANDO o Decreto Municipal nº 22.845, de 23 de junho de 2023, que regulamenta a Lei nº 16.350, de 28 de dezembro de 2022, que institui, no Município de Campinas, a Política de Redução do Uso de Papel pela Administração Pública - Campinas Mais Verde;
CONSIDERANDO o interesse comum na preservação do patrimônio arquivístico público do Município e a necessidade de fomentar uma política de gestão de documentos e informações que integre as duas secretarias; e
CONSIDERANDO o contido no processo SEI PMC.2023.00044579-62,

RESOLVEM:

Art. 1º  Esta resolução estabelece diretrizes e procedimentos, em ação conjunta e colaborativa, entre a Secretaria Municipal de Educação, SME, e a Secretaria Municipal de Governo, SMG, para a gestão documental envolvendo as ações de captação, tratamento, guarda e/ou eliminação, preservação e disponibilização dos documentos de valor permanente:
I - produzidos pela SME; e
II - relacionados às Políticas Públicas Educacionais da SME, bem como da preservação do patrimônio documental da Educação Básica subjacentes às linhas temáticas presentes na Política de Acervo do Centro de Memória de Educação Básica de Campinas, CMEC, da SME.

Art. 2º  Para efeitos desta resolução, considera-se:
I - gestão documental: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente;
II - captação: ingresso de documentos aos acervos arquivísticos, seja por meio de comodato, custódia, doação, legado, permuta, recolhimento, reintegração ou transferência;
III - tratamento: atividades de identificação, classificação, arranjo, descrição e conservação de documentos para a elaboração de um instrumento de pesquisa;
IV - guarda: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de acervos arquivísticos;
V - eliminação: destruição de documentos que, na sua avaliação, foram considerados sem valor permanente;
VI - preservação: prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico;
VII - disponibilização: função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização;
VIII - acervos arquivísticos: documentos que constituem elementos de prova ou de informação e que formam um conjunto orgânico, refletindo as ações a que estão vinculados e expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções, independente da natureza de seu formato ou suporte;
IX - documento de valor permanente: valor probatório ou informativo que justifica a guarda permanente de um documento histórico;
X - tabela de temporalidade: instrumento de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação de documentos; e
XI - repositórios físicos: edifícios planejados para atender os trabalhos relacionados à captação, tratamento, guarda, preservação e segurança do acervo, bem como as atividades de pesquisa e de ações educativas e culturais.

Art. 3º  Para viabilizar o disposto no Art. 1º desta resolução, devem ser elaborados planos de trabalho anuais, em comum acordo, com objetivos, metas e produtos adscritos integralmente ou parcialmente às seguintes ações:
I - garantia de repositórios físicos adequados, para custodiar os acervos arquivísticos de que trata esta resolução;
II - provimento de equipamentos e pessoal especializados para captação e tratamento dos documentos de valor permanente da SME;
III - assessoramento para a produção dos documentos necessários à regularização dos acervos, tais como: "Ofício de Declaração de Intenção de Doação", "Carta de Intenção de Doação, custódia, comodato ou permuta", "Minuta do Contrato de Aquisição", entre outros;
IV - definição de fluxos para captação, tratamento, guarda e/ou eliminação e preservação dos documentos de valor permanente da SME, de acordo com a sua tabela de temporalidade;
V - promoção de ações formativas para as equipes de tratamento, digitalização e informatização;
VI - acesso para professore(a)s da SME e pesquisadore(a)s, aos documentos dos séculos XIX e XX sob custódia do Arquivo Municipal de Campinas, relacionados aos temas da Educação Pública no município;
VII - disponibilização pública das referências de documentos nato digitais ou digitalizados do CMEC em repositório autônomo da SME, no Portal Arq-Camp (http://arq-camp.campinas.sp.gov.br/);
VIII - revisão da Tabela de Temporalidade da SME para adequá-la ao disposto por esta resolução;
IX - realização de cursos, treinamentos, encontros ou quaisquer outras atividades, com vistas ao aprimoramento técnico-científico do(a)s profissionais da SME e da SMG;
X - participação em seminários e congressos para divulgação da experiência compartilhada da gestão documental objeto desta resolução;
XI - intercâmbio técnico e de informações visando ampliar o acesso público ao acervo do CMEC;
XII - desenvolvimento de quaisquer outros tipos de ações conjuntas nos campos da Arquivística, Tecnologia da Informação, Informática, História, visando ao tratamento documental e bibliográfico, pesquisa, implantação de redes, como:
a) suporte à eficiência da Administração Pública Municipal e ao aperfeiçoamento dos serviços públicos;
b) acesso às informações pelo(a)s interessado(a)s;
c) resgate da História, da Memória da Educação Básica Municipal e do Patrimônio Cultural, especificamente em temas voltados às linhas temáticas da Política de Acervo do CMEC.

Art. 4º  Compete à Secretaria Municipal de Governo, por meio do Arquivo Municipal, em consonância com os planos anuais de trabalho aprovados:
I - receber e custodiar os documentos de valor permanente da SME, conforme tabela de temporalidade em vigor;
II - realizar a gestão compartilhada dos acervos arquivísticos;
III - prestar assessoria técnica, especificamente ao CMEC, para a elaboração dos protocolos de incorporação, tratamento e desincorporação do acervo;
IV - orientar procedimentos e metodologias para a especificação de padrões de organização de acervos;
V - garantir o acesso do(a)s profissionais da SME aos documentos dos acervos do Arquivo Municipal;
VI - promover ações formativas nas áreas de arquivística, memória e difusão cultural para o(a)s profissionais da SME;
VII - garantir o acesso, como administrador(a), ao(à) servidor(a) responsável pelo Setor de Acervo do CMEC, à base de dados do portal Arq-Camp (http://arq-camp.campinas.sp.gov.br/), para gestão de repositório autônomo do CMEC;
VIII - colaborar com o CMEC, no âmbito de suas atribuições, para a defesa do patrimônio arquivístico e cultural do Município;
IX - participar das reuniões de planejamento, acompanhamento e avaliação das ações conjuntamente programadas.

Art. 5º  Compete à SME, em consonância com os planos anuais de trabalho aprovados:
I - garantir repositórios físicos adequados, para custodiar os acervos arquivísticos de que trata esta resolução;
II - prover equipamentos e pessoal especializados para captação e tratamento, dos documentos de valor permanente da SME;
III - realizar a gestão compartilhada do acervo arquivístico;
IV - coordenar a implantação de uma política de memória na SME, com base na Política de Acervo do CMEC;
V - participar das reuniões de planejamento, acompanhamento e avaliação das ações conjuntamente programadas;
VI - apoiar e difundir práticas de preservação dos documentos acumulados nos Departamentos, nas Coordenadorias, nos Setores e nas Unidades Descentralizadas da SME, no exercício de suas atividades, que apresentarem valor probatório, informativo e/ou histórico-cultural;
VII - estimular a formação de Arquivos e/ou Centros de Memória Escolares nas escolas municipais;
VIII - promover a articulação entre os Departamentos, Coordenadorias, Setores e Unidades descentralizadas da SME de modo a assegurar que a gestão dos acervos do CMEC esteja em consonância com a Tabela de Temporalidade em vigor e com a sua Política de Acervo;
IX - indicar servidore(a)s para a capacitação para o uso do software de descrição arquivística Atom; e
X - colaborar com o Arquivo Municipal, no âmbito das suas atribuições, para a aplicação efetiva da legislação referente aos arquivos públicos e preservação do patrimônio arquivístico do Município.

Art. 6º  O CMEC e o Arquivo Municipal devem elaborar os seguintes instrumentos de acompanhamento da execução das ações:
I - planos de trabalho anuais, conforme dispõe o Art. 3º desta resolução;
II - relatórios de execução para cada plano de trabalho.
Parágrafo único.  Os Planos de Trabalho e os respectivos Relatórios de que tratam os incisos deste artigo devem ser submetidos à aprovação do(a)s titulares da SME e da SMG.

Art. 7º  Os casos não previstos por esta resolução devem ser resolvidos pelo(a)s titulares da SME e da SMG.

Art. 8º  Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Campinas, 08 de agosto de 2023

JOSÉ TADEU JORGE
Secretário Municipal de Educação

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário Municipal de Governo