ORDEM DE SERVIÇO Nº 04/2024

(Publicação DOM 06/08/2024 p.21)

A Secretária Municipal de Urbanismo, no uso de suas atribuições legais, e:
CONSIDERANDO o grande volume de processos físicos e a necessidade de digitalizá-los conforme as técnicas e requisitos propostos no Decreto 21.878, de 4 de janeiro de 2022.

DETERMINA:

Art. 1º  O pedido de digitalização será iniciado pelo setor onde os processos estão localizados, via relatório encaminhado à Coordenadoria Departamental Administrativa com as quantidades estimados do número de caixas, processos, folhas em tamanho A4 e folhas em tamanho superior a A4 (projetos).

Art. 2º  A Coordenadoria Administrativa providenciará o orçamento junto a empresa responsável pela digitalização, verificando junto à Coordenadoria Financeira os recursos empenhados para esta finalidade.
Parágrafo Único.  O pedido de digitalização incluirá:
a) a inserção de tecnologia OCR (Optical Character Recognition) nos arquivos;
b) a indexação de, no mínimo, os metadados especificados no Decreto 21.878, de 4 de janeiro de 2022;
c) a inclusão dos arquivos no Sistema Eletrônico de Informações;
d) demais requisitos e técnicas dispostos no Decreto 21.878, de 4 de janeiro de 2022.

Art. 3º  Verificadas as condições orçamentárias, o pedido será aprovado e os processos serão tramitados para o Centro de Custo "3219 - Em Digitalização Externa".

Art. 4º  O Setor de Expediente providenciará o encaminhamento dos processos à empresa de digitalização e manterá o registro dos protocolos em guarda externa.
§ 1º  Os processos cuja eliminação é autorizada conforme Tabela de Temporalidade publicada pelo Decreto nº 18.839/2015, serão descartados imediatamente após a digitalização.
§ 2º  Os processos de guarda permanente receberão carimbo com os dizeres "Proibida a juntada de novos documentos" e serão encaminhados ao arquivo, utilizando o Centro de Custo "3220 -Arquivos de Processos Digitalizados - SEMURB", passando a tramitar somente em ambiente eletrônico.
§ 3º  Na hipótese do § 2º, os pedidos de requisição serão atendidos com o encaminhamento da versão digitalizada do processo, autorizada, em caráter excepcional, o desarquivamento do processo físico original para fins de conferência e esclarecimento de dúvidas, ficando vedada a juntada de novos documentos nos autos.
§ 4º  O registro no sistema de protocolos municipal passará a conter a informação de que o processo foi digitalizado, bem como o local para consultá-lo em formato eletrônico.

Art. 5º  A conferência dos processos digitalizados, quanto a qualidade e fiel reprodução da versão física, serão de responsabilidade conjunta do setor que solicitou a digitalização e do servidor que atua como fiscal do contrato de digitalização no âmbito da secretaria.

Redigido conforma processo SEI PMC.2024.00089573-31.

Campinas, 05 de agosto de 2024

CAROLINA BARACAT DO NASCIMENTO LAZINHO
SECRETÁRIA DE URBANISMO