RESOLUÇÃO INTERNA FJPO Nº 01/2022

(Publicação DOM 23/03/2022 p.37)

Estabelecer normas procedimentais relativas à organização, racionalização e controle da gestão de arquivos no âmbito da Fundação José Pedro de Oliveira - FJPO.

O Presidente da Fundação José Pedro de Oliveira - FJPO, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo e assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoar as atividades arquivísticas da Fundação José Pedro de Oliveira - FJPO, visando a integração com a política de Gestão de Documentos Municipais;
CONSIDERANDO a responsabilidade dos Órgãos da Administração Municipal na proteção e conservação dos documentos públicos;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação impressa, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória;

RESOLVE, conforme deliberado pelo Conselho de Administração:

Art. 1º  Estabelecer normas procedimentais relativas à organização, racionalização e controle da gestão de documentos e arquivos no âmbito da Fundação José Pedro de Oliveira - FJPO.

Art. 2º  Para esta Resolução Interna considera-se:
I - arquivo: documento produzido e recebido, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza;
II - arquivos públicos: são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
III - gestão de documentos: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
IV - arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
V - arquivos intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;
VI - arquivos permanentes: aqueles conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados;
VII - Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais: vinculada à Secretaria Municipal de Chefia do Gabinete do Prefeito de Campinas que, dentre outras funções, é responsável por integrar as atividades do Protocolo Geral, das áreas de expediente das Secretarias Municipais, Empresas Públicas, Autarquias, Fundações Municipais e do Arquivo Municipal;
VIII - Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais: vinculada à Secretaria Municipal de Administração do Município de Campinas que, dentre outras funções, é responsável por executar as diretrizes emanadas da Comissão Coordenadora de Gestão de Documentos Municipais;
IX - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais: vinculado ao respectivo órgão descentralizado que, dentre outras funções, é responsável por promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão.

DO FLUXOGRAMA DO ARQUIVO

Art. 3º  O documento público é produzido e expedido nas unidades administrativas pelo servidor público mediante finalidade pública e dentro dos padrões da norma culta, observando os princípios da administração pública.

Art. 4º  O documento público será emitido, tramitado e arquivado preferencialmente pelo Sistema Eletrônico de Informações Municipais - SEI.

Art. 5º  O documento público impresso a ser arquivado deverá constar em processo administrativo devidamente numerado, com as devidas ciências e encaminhamento para arquivo corrente, intermediário ou permanente.

DA CLASSIFICAÇÃO

Art. 6º  A Classificação consiste em agrupar, em classes, subclasses e, assim, sucessivamente, os documentos provenientes das mesmas atividades e que possuam semelhança de conteúdo informacional, os quais serão representados por um código numérico.

Art. 7º  Os principais aspectos a serem observados na classificação dos documentos para arquivo são:
I - Agrupamento lógico dos documentos, com a finalidade de representar o contexto de produção desses;
II - Garantia de acesso aos documentos de forma rápida e precisa;
III - Atividade necessária para compreender/estabelecer o ciclo de vida dos documentos; e
IV - Procedimento indispensável para a atividade de arquivamento.

Art. 8º  A classificação das unidades administrativas da Fundação José Pedro de Oliveira para fins de arquivo de documentos será conforme Tabela 1, a seguir:

Tabela 1

DA TEMPORALIDADE

Art. 9º  A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.

Art. 10.  Caberá a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais no âmbito da Fundação José Pedro de Oliveira realizar levantamento dos documentos existentes e elaborar estudo sobre temporalidade.
Parágrafo único.  Mediante proposta de Quadro de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade esta deverá ser encaminhada para apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, conforme legislação Municipal vigente.

DA DIGITALIZAÇÃO

Art. 11.  A digitalização é a conversão da imagem fiel de um documento impresso em código digital.

Art. 12.  O processo de digitalização deve manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital.

Art. 13. Cada departamento responsável pela emissão do documento deverá preferencialmente manter arquivo digital dos documentos impressos antes do envio do arquivo impresso para arquivo permanente, de modo a salvaguardar as informações nele contidas e o acesso otimizado em caso de necessidade.

DO ARQUIVO CORRENTE

Art. 14.  Os arquivos correntes impressos da FJPO deverão ser mantidos pelas unidades administrativas interessadas, tendo em vista serem de uso corrente.

DO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Art. 15.  Os arquivos intermediários impressos da FJPO deverão ser mantidos pelas unidades administrativas interessadas, tendo em vista ainda não estarem totalmente fora do uso ou conterem pendências a serem dirimidas.

DO ARQUIVO PERMANENTE

Art. 16.  Os arquivos permanentes deverão ser encaminhados à Coordenadoria Administrativa, que se encarregará dos seguintes procedimentos:
I - verificará se a área responsável realizou a devida digitalização e guarda em cópia digital;
II - classificará de acordo com tabela 1 desta Resolução;
III - efetuará o lançamento em planilha de controle de arquivo e localização;
IV - providenciará o armazenamento mediante os recursos disponíveis.

DOS CRITERIOS DE GUARDA E CONSERVAÇÃO

Art. 17.  Mediante os recursos disponíveis, os documentos de arquivos serão armazenados respeitando-se os seguintes critérios:
I - Deve-se manter os documentos em local arejado e limpo, livre de poeira, calor e umidade, e longe de alimentos que possam atrair insetos e fungos;
II - Deve-se evitar longa exposição dos documentos à luz solar ou à artificial;
III - Não utilizar barbantes ou elásticos que cortem e danifiquem os documentos ou as embalagens onde esses estão acondicionados. Substituí-los por cadarço de algodão;
IV - Utilizar preferencialmente pastas com prendedores e hastes plásticas. Fixadores de metal enferrujam facilmente e danificam o documento;
V - Usar embalagens de tamanho maior que o documento para não dobrá-lo ou amassá-lo;
VI - Não acondicionar documentos acima da capacidade da pasta ou caixa;
VII - Evitar o uso de grampeador, porque, além das perfurações produzidas, os grampos de metal enferrujam-se rapidamente;
VIII - Evitar o uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Utilizar, preferencialmente, clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato;
IX - Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador;
X - Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos, porque a cola desse tipo de fita logo perde a aderência, resultando em uma mancha escura de difícil remoção;
XI - Tomar cuidado ao retirar o documento de uma pasta, caixa ou estante, para não rasgá-lo ou danificar capas e lombadas;
XII - Ao consultar o documento, não apoiar nele as mãos e os cotovelos. Manuseá-lo sempre sobre uma mesa; e
XIII - Não dobrar os documentos, porque a área onde é feita a dobra torna-se frágil e pode rasgar-se.

DA ELIMINAÇÃO

Art. 18.  Caberá a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais no âmbito da Fundação José Pedro de Oliveira elaborar propostas de eliminações de documentos e encaminhá-las para a devida homologação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais.

Art. 19.  A eliminação de documento público obedecerá às regras estabelecidas pela legislação vigente do Município.

Art. 20.  A eventual eliminação de documentos públicos no âmbito da FJPO obedecerá ao disposto na legislação municipal vigente sobre o assunto e será precedida de anuência do presidente da entidade, mediante prévio parecer do Conselho de Administração.

DO ACESSO AOS DOCUMENTOS FÍSICOS ARQUIVADOS

Art. 21.  O acesso aos documentos físicos arquivados em arquivo permanente deverá ser precedido de requisição eletrônica à Coordenadoria Administrativa, de modo que haja um controle do fluxo de saída e entrada dos documentos requeridos.

Art. 22.  O acesso aos documentos arquivados em arquivo permanente deverá ocorrer preferencialmente por servidores da Coordenadoria Administrativa ou por um dos membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais da FJPO, visando a manutenção da segurança e organização dos documentos.

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 23.  Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais da FJPO:
I - promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas pela FJPO;
II - elaborar a proposta de Quadro de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade da FJPO, encaminhando-a para apreciação e aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais;
III - propor as modificações cabíveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessário;
IV - deferir as propostas de eliminações de documentos correspondentes à FJPO, e ao recolhimento de documentos de valor permanente, a serem encaminhados para homologação à Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais;
V - deferir as propostas de eliminações de documentos correspondentes à FJPO, conforme definidas nas Tabelas de Temporalidade de Documentos Oficiais do Município;
VI - acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos de documentos na sua área de atuação;
VII - colaborar, sempre que necessário, no controle de retiradas e devoluções dos arquivos permanentes quando autorizados;
VIII - solicitar a colaboração de auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou do seu volume;
IX - demais atividades correlatas.

Art. 24.  Compete à Coordenadoria Administrativa da FJPO:
I - atuar no controle de retiradas e devoluções dos arquivos permanentes quando autorizados;
II - promover a organização dos documentos impressos no âmbito da FJPO, visando maior segurança e integridade das informações;
III - solicitar, sempre que necessários, recursos materiais para o desenvolvimento das atividades arquivísticas.

Art. 25. Compete aos departamentos da FJPO:
I - digitalizar, quando couber, os documentos impressos, de modo que sejam criadas cópias de segurança das informações públicas;
II - encaminhar os documentos para arquivo permanente quando estiverem concluídas todas as etapas de tramitação e utilizada corrente;
III - requisitar previamente os documentos em arquivo permanente para a Coordenadoria Administrativa, copiando os membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais da FJPO;
IV - utilizar os documentos públicos de modo responsável, zelando por sua integridade e disponibilidade;
V - solicitar a eliminação de arquivos públicos e aguardar autorização, mediante cumprimento de todas as etapas estabelecidas em legislação municipal.

Art. 26.  Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência da Fundação José Pedro de Oliveira.

Art. 27.  Esta Resolução Interna entra em vigor nesta data.

Campinas, 22 de março de 2022

APARECIDO SOUZA SANTOS
Presidente da Fundação José Pedro de Oliveira