REGULAMENTO PARA OS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

JOÃO ALVES DOS SANTOS, Prefeito Municipal de Campinas, etc., usando das atribuições de seu cargo expressas pelo item 2° do Art. 42 do Decreto n° 2.484, de 16 de Dezembro de 1935, e tendo em vista o que dispõe o Regulamento da Diretoria do Expediente desta Prefeitura, em seu Art. 7°, letra "a" § 3°, faz baixar para orientação dos serviços do Protocolo o seguinte

REGULAMENTO

DAS ATRIBUIÇÕES DO PROTOCOLO

Art. 1° - Cabe ao Protocolo o recebimento de requerimentos, ofícios, cartas, memoriais e papeis diversos, e o controle e o respetivo movimento desde a sua entrada na Prefeitura, até a sua definitiva remessa ao Arquivo, pelo que, desses papeis, ou os processos com eles posteriormente organizados, não deverão transitar em mãos entre as Diretorias ou Repartições, entre estas e o Prefeito, ou vice-versa.

Art. 2° - O controle acima referido será feito por meio de fichas especiais, do modelo já em uso; de livros de cargas e de outros processos que a prática venha a indicar como eficientes ao bom andamento dos serviços.

Art. 3° - O movimento de processos ou papéis diversos pelo Protocolo, será feito sempre em obediência a despachos ou ordens verbais do Prefeito ou do Diretor do Expediente.

Art. 4° - O Protocolo adotará para o seu funcionamento a seguinte ordem:
§ 1° Com relação aos papeis do dia:
a) Todos os requerimentos, ofícios e papéis diversos dirigidos ao Prefeito ou à Câmara Municipal, e entregues ao Protocolo, serão lançados em ordem de entrada e sob numeração seguida, no livro denominado "Protocolo Geral" (modelo já em uso), e em seguida assinalados a carimbo automático, abrindo-se-lhe a respectiva ficha que será distinguida pela mesma ordem numérica, devendo constar desta e do Protocolo Geral o número de anexos que vierem com os mesmos;
b) A correspondência fechada endereçada à Prefeitura, trazida em mãos ou por via postal, e que diga respeito ao serviço público municipal, depois de aberta na Diretoria do Expediente será enviada ao Protocolo para as mesmas providências a que se refere o item anterior;
c) Cumpridas as formalidades já enumeradas, todos os papéis serão apresentados ao Diretor do Expediente que procederá de acordo com o que lhe competir, nos termos do respetivo regulamento;
d) A todo interessado que o exigir, será dado um recibo dos papéis que entregar ao Protocolo, por meio de fichas já em uso;
e) Os requerimentos, ofícios e demais papéis destinados a despacho, deverão ser entregues ao Protocolo diariamente, até ás 16;30hrs., e aos sábados até às 11hs. Os que derem entrada depois dessa hora só serão despachados no dia útil imediato;
f) Os papéis procedentes das diversas Diretorias e repartições desta Prefeitura, quer para despacho, quer para arquivamento, deverão baixar ao Protocolo, também, dentro do horário acima especificado, salvo determinação expressa do Sr. Prefeito, ou do Diretor do Expediente, nos casos excepcionais e tidos como de urgência.

§ 2° Com relação aos papéis em primeiro despacho;
a) Recebendo da Diretoria do Expediente os papéis que obtiveram o 1° despacho, o Protocolo providenciará a anotação do mesmo no local a isso destinado no "Protocolo Geral", e bem assim na ficha correspondente. Em seguida abrirá carga desses papéis no livro competente, e os encaminhará às Diretorias ou Repartições, de acordo com seus respetivos despachos;
b) Quando se tratar de papéis que obtiveram o despacho "Arquive-se", "Ciente" ou "Inteirado", ou outros correspondentes, e petições referentes a certidões da alçada da Diretoria do Expediente, do Protocolo, depois das anotações precisas na ficha correspondente, fará devolução dos mesmos ao respectivo Diretor, independente de carga.

§ 3° Com relação a casos diversos;
a) Quando receber da Diretoria do Expediente, papéis, processos, etc., já em andamento, o Protocolo fará as devidas anotações na ficha respectiva e os encaminhará, com carga, pelo modo exposto no final da letra "a" do § 2°;
b) Quando receber papéis, processos, etc., baixados das Diretorias ou Repartições diversas, o Protocolo fará:
1 - Quando enviados para 1° despacho, o que determina a letra "a" do § 1°, dispensando-se a abertura da ficha;
2 - Quando mandados em devolução, informados, para novo despacho, a devida descarga no livro competente e na ficha correspondente, enviando-os, em seguida, ao Diretor do expediente.
c) As anexações de papéis ou processos a outros, serão feitas na Diretoria do Expediente, e comunicadas ao Protocolo para as devidas anotações na ficha correspondente, usando-se o impresso a isso destinado;
d) O Protocolo poderá informar aos interessados sobre a situação de seus papéis, porém, nunca sobre os respetivos pareceres, o que constitui matéria privada, cujo conhecimento só será dado com ordem do Prefeito, ou do Diretor do Expediente.
Constituirá falta passível de penalidade a transgressão da disposição acima;
e) De nenhum modo o Protocolo confiará papéis, processos etc., a quem quer que seja, a não ser por força de despacho ou ordem expressa do Prefeito ou do Diretor do Expediente, e se o fizer nestas duas ultimas hipóteses, fará, também, o interessado assinar carga do "Protocolo de Diversos";
f) O Protocolo não poderá reter em seu expediente papel algum, a não ser os que derem entrada conforme especificam as letras "e" e "f" do § 1°.

DO FICHÁRIO

Art. 5° - O fichário do Protocolo, terá como elemento de classificação o primeiro sobrenome do interessado, e quando a entrada de papéis ultrapassar a média de 10.000 por ano, será organizado sistematicamente em ordem alfabética, até para a terceira letra do começo do referido sobrenome.

Art. 6° - Quando o volume de fichas o exigir, poderá ser adotado qualquer outro sistema que permita o maior número possível de desdobramentos, e consequentemente de pontos de referência para .abreviar e facilitar as buscas.

Art. 7° - A classificação das entidades ou firmas comerciais e industriais, Companhias, Instituições Pias, Colégios, etc., será feita pelos elementos fornecidos pela primeira palavra de sua designação.

Art. 8° - As fichas de que se comporá o fichário deverão ser preenchidas à máquina, e serão do modelo já em uso, podendo o mesmo ser modificado nos casos em que a prática indique melhores caraterísticos em benefício do serviço a que são destinadas.

Art. 9° - - De três em três meses, as fichas que se referirem a papéis já arquivados, serão consideradas vencidas e passarão para uma outra gaveta no arquivo de aço, com a mesma classificação a que se refere o art. 5°.

Art. 10 - Quando a organização do Arquivo Geral da Prefeitura o permitir, as fichas vencidas do Protocolo ficarão articuladas com as daquela outra parte da seção, mencionando o número do papel arquivado, de modo a permitir um controle dos mesmos, em benefício de buscas e referências sempre necessárias ao bom andamento dos serviços.

DOS FUNCIONÁRIOS DO PROTOCOLO E SUAS ATRIBUIÇÕES

Art. 11 - Ao Encarregado do Protocolo, que será um dos escriturários da Diretoria do Expediente que mais se adapte à natureza dos seus serviços, e para isso designado pelo respetivo Diretor, compete:
a) Estar em seu posto à hora exata do início do expediente geral da Prefeitura, abrindo desde logo os "guichets" para atender o público;
b) Receber, inspecionar, registrar no Protocolo Geral e numerar os requerimentos, ofícios e papéis diversos que lhe forem entregues pelo público, ou procedentes de Diretorias ou Repartições Municipais, agindo com os mesmos na forma do disposto nos itens correspondentes dos diferentes parágrafos do art. 4°.
c) Auxiliar o serviço de carga, distribuição e descarga de papéis despachados, quando o serviço do "guichet" o permitir, colaborando com o seu auxiliar de modo a não retardar o andamento dos serviços, levando imediatamente ao conhecimento do Diretor do Expediente toda e qualquer dificuldade que encontrar no desempenho de suas funções;
d) Proceder mensalmente uma revisão no fichário em andamento, confrontando os lançamentos de suas fichas com os do livro de distribuição, e bem assim a sua colocação no fichário, em relação à respectiva classificação sistemática;
e) Não ausentar-se do recinto destinado ao Protocolo, senão a serviço do mesmo, sendo-lhe expressamente vedado:
1 - Prometer intervenção no andamento dos papéis por outra forma que não seja a regulamentar.
2 - Comentar despachos com os interessados.
3 - Permitir a permanência de pessoas estranhas ao serviço no recinto do Protocolo.
f) Requisitar do Diretor do Expediente todo o material necessário aos serviços a seu cargo.

Art. 12 - Ao Auxiliar do Protocolo compete:
1 - Obedecer o horário do expediente;
2 - Abrir fichas aos papéis recebidos;
3 - Fazer carga e distribuição dos papéis despachados, e descarga dos devolvidos a novo despacho ou arquivamento.
4 - Efetuar, por meio do protocolo especial, remessa dos papéis vencidos ao Arquivo.
5 - Auxiliar o Encarregado em tudo quanto for necessário para regularidade do serviço.

Art. 13 - A ambos compete:
a) dar cumprimento às determinações do Prefeito ou do Diretor do Expediente;
b) tratar o público e os demais funcionários da Prefeitura com a máxima urbanidade, evitando discussões inúteis, sempre prejudiciais à disciplina;
c) não manter palestra com funcionários de outras repartições durante as horas de serviço.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 14 - - Aos Srs. Diretores e chefes de Repartições diversas cabe observar e determinar a observância das disposições do art. 1°, referente ao movimento de papéis, processos, etc., sem ser por intermédio do Protocolo.

Art. 15 - Os pedidos de informações sobre andamento de papéis no Protocolo obedecerão às seguintes normas:
a) O interessado deverá dar indicação exata do nome do signatário do papel, da data, mais ou menos, e numero com que o mesmo foi protocolado, o que poderá ser conhecido pela publicação do Expediente diário no jornal oficial do Município, ou pelo recibo a que se refere a letra "d" do § 1 ⁰ do Art. 4° deste Regulamento.
b) Os pedidos com informações insuficientes e referentes a papéis entrados há mais de 30 dias, só serão atendidos no dia imediato.
c) As informações verbais solicitadas por particulares, e para fins exclusivamente pessoais, sobre despachos em papéis já arquivados, ficarão sujeitas aos emolumentos de busca, se o arquivamento datar de mais de 6 meses, e serão atendidas dentro do prazo de 48 horas, prazo esse que poderá ser prorrogado, conforme a antiguidade do papel que contiver a informação solicitada, dependendo sempre de ordem do Diretor do Expediente.

Art. 16 - Todos os casos omissos neste Regulamento serão resolvidos pelo Prefeito, ou pelo Diretor do Expediente.

Art. 17 - Continuam em vigor as disposições do Regulamento da Diretoria do Expediente que não sejam contrárias às do presente.

Art. 18 - O presente Regulamento entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 4 de abril de 1938.

JOÃO ALVES DOS SANTOS

Expedido pela Diretoria do Expediente, em 4 de abril de 1938.

O Diretor
F. CAMPOS ABREU